Atcelšanas noteikumi un priekšapmaksa salonā: kā tos uzrakstīt un ieviest

Īsā atbilde: labi atcelšanas noteikumi ietilpst piecos teikumos: līdz kuram brīdim klients var bez maksas atcelt vai pārcelt vizīti, kā to izdarīt, kas notiek pēc šī brīža, kas notiek ar priekšapmaksu un ko dara salons, ja atceļ pats. Priekšapmaksu prasiet tur, kur neierašanās jums izmaksā visvairāk, nevis visiem pēc kārtas. Noteikumiem jābūt redzamiem pirms pieraksta apstiprināšanas un jāatkārtojas apstiprinājumā.

Atcelšanas noteikumi nav sods. Tie ir vienošanās par to, kā rīkoties, ja plāni mainās, lai ne klientam, ne meistaram nav jāimprovizē. Par neierašanos kopumā (atgādinājumi, pārcelšana, cēloņu analīze) rakstījām atsevišķi: kā samazināt neierašanos salonā. Šeit ir tikai noteikumi un nauda.

Kāpēc vajag rakstiskus noteikumus?

Kamēr noteikumi ir tikai administratora galvā, katrs gadījums tiek risināts citādi. Viens klients par vēlu atcelšanu nemaksā neko, cits saņem pārmetumus, trešais uzzina par „noteikumiem” tikai tad, kad no viņa prasa naudu. Tas rada strīdus un sliktas atsauksmes vairāk nekā pati maksa.

Rakstiski noteikumi dod trīs lietas:

• klients zina iepriekš, ko viņš apņemas, un var izvēlēties citu laiku, ja nevar to garantēt;
• komanda rīkojas vienādi, un administratoram nav jāizdomā atbilde katrā sarunā;
• strīdā ir uz ko atsaukties: klients šos noteikumus redzēja pirms pierakstīšanās.

Cik ilgi iepriekš var atcelt?

Termiņam jābūt pietiekami garam, lai jūs paspētu laiku piedāvāt citam klientam, un pietiekami īsam, lai klients to var ievērot. Praksē:

Neveidojiet termiņu garāku par 48 stundām bez ļoti nopietna iemesla. Klients, kurš pirmdienā nezina, vai trešdienā būs vesels, vienkārši nepierakstīsies vai noteikumus pārkāps.

Atcerieties par atgādinājumiem: pirmajam atgādinājumam jāpienāk pirms bezmaksas atcelšanas termiņa beigām, citādi klients par vizīti atceras tikai tad, kad atcelt bez maksas vairs nevar. Kā izvēlēties atgādinājumu laikus, aprakstīts rakstā par SMS atgādinājumiem klientiem.

Priekšapmaksa: kad tā ir taisnīga?

Priekšapmaksa ir daļa no pakalpojuma cenas, ko klients samaksā, pierakstoties, un kas tiek ieskaitīta gala rēķinā. Tā nav papildu maksa. Tā ir pamatota, ja:

• pakalpojums aizņem daudz laika, un tukšs logs nozīmē pusi dienas bez ieņēmumiem;
• pakalpojumam vajag dārgus materiālus vai sagatavošanos;
• laiki ir ļoti pieprasīti, piemēram, piektdienu vakari vai brīvdienas pirms svētkiem;
• pierakstās jauns klients uz garu procedūru.

Īsām, lētām vizītēm priekšapmaksa bieži atbaida vairāk klientu, nekā novērš neierašanos. Tur parasti pietiek ar labu atgādinājumu un vieglu pārcelšanu.

Cik lielu? Summai jābūt samērīgai ar risku. Bieži izmantots variants ir daļa no cenas, piemēram, 20-50% garām procedūrām. Pilnu cenu iepriekš prasa retāk: par pasākumiem, grupu nodarbībām vai ļoti pieprasītiem laikiem. Jo lielāka summa, jo svarīgāk, lai noteikumi par tās atmaksu būtu skaidri.

Kas notiek ar priekšapmaksu?

Pārnešana uz jaunu vizīti bieži ir labākais kompromiss: klients nezaudē naudu, salons nezaudē klientu.

Patērētāju tiesības

Ja klients maksā tiešsaistē, uz darījumu attiecas arī patērētāju tiesību aizsardzības prasības distances līgumiem. Pirms nosakāt, ka priekšapmaksa noteiktos gadījumos netiek atmaksāta, pārbaudiet savu formulējumu ar grāmatvedi vai juristu, vai skatiet Patērētāju tiesību aizsardzības centra (PTAC) skaidrojumus. Šis raksts nav juridisks padoms.

Atcelšanas noteikumu paraugs

Zemāk ir paraugs, ko var pielāgot. Kvadrātiekavās ir lauki, kas jāaizpilda.

Salona nosaukums: pieraksta un atcelšanas noteikumi

1. Vizīti var bez maksas atcelt vai pārcelt līdz 24 stundām pirms tās sākuma, izmantojot saiti pieraksta apstiprinājumā vai sazinoties ar salonu.
2. Pakalpojumiem pakalpojumu saraksts pierakstoties jāveic priekšapmaksa 30% apmērā no pakalpojuma cenas. Priekšapmaksa tiek ieskaitīta pakalpojuma cenā.
3. Ja vizīti atceļat vai pārceļat laikus, priekšapmaksu atmaksājam pilnībā vai pēc jūsu izvēles pārnesam uz jauno vizīti.
4. Ja vizīti atceļat vēlāk nekā 24 stundas iepriekš vai neierodaties, priekšapmaksa netiek atmaksāta. Pēc vienošanās to var vienu reizi pārnest uz citu vizīti.
5. Ja kavējaties vairāk par 15 minūtēm, pakalpojums var tikt saīsināts vai pārcelts, lai nekavētu nākamo klientu.
6. Ja vizīti atceļ salons, priekšapmaksu atmaksājam pilnībā vai piedāvājam citu laiku, ja jūs tam piekrītat.
7. Slimības vai ārkārtas situācijā, lūdzu, sazinieties ar mums: šādus gadījumus izskatām individuāli.

Pieraksta lapā un apstiprinājumā pietiek ar īso versiju:

Bez maksas atcelt vai pārcelt var līdz 24 stundām pirms vizītes. Vēlāk atceļot vai neierodoties, priekšapmaksa netiek atmaksāta. Pilni noteikumi: saite

Ja priekšapmaksu neprasāt, izlaidiet 2.-4. punktu, un noteikumi kļūst vēl īsāki. Arī tad tie ir vajadzīgi: termiņš un kavēšanās kārtība der katram salonam.

Kā noteikumus parādīt klientam

Noteikumi strādā tikai tad, ja klients tos redz pareizajā brīdī:

1. Pirms pierakstīšanās: pieraksta lapā vai pakalpojuma aprakstā, īpaši tiem pakalpojumiem, kuriem ir priekšapmaksa.
2. Apstiprinājumā: īsā versija un saite pārcelšanai vai atcelšanai.
3. Atgādinājumā: termiņš, līdz kuram vēl var atcelt bez maksas.
4. Mājaslapā: pilnais teksts, uz kuru var atsaukties.

Neslēpiet noteikumus privātuma politikā vai lietošanas noteikumos. Tie ir dažādi dokumenti ar dažādu mērķi.

Kā to iestatīt Tervitā

• Noteikumu teksts. Sadaļā Pieraksta iestatījumi, blokā Atcelšanas noteikumi, ir lauks Noteikumu piezīme (redzama klientiem). Ierakstiet tur īso versiju: klients to redz apstiprinājuma ekrānā pēc pierakstīšanās. Lai klients noteikumus redzētu jau pirms pierakstīšanās, pievienojiet tos arī pakalpojumu aprakstiem.
• Atcelšana un pārcelšana bez zvana. Tajā pašā blokā divi slēdži nosaka, vai klients var pats atcelt un pārcelt vizīti ar saiti no apstiprinājuma. Izslēdzot kādu no tiem, attiecīgā poga pazūd, un izmaiņas klients var veikt tikai caur salonu.
• Priekšapmaksa. Pieraksta iestatījumos, sadaļā Maksājumi, pievienojiet Stripe kontu un iestatiet priekšapmaksas procentu visam salonam. Atsevišķam pakalpojumam procentu var mainīt pakalpojuma iestatījumos, piemēram, 50% krāsošanai un 0% konsultācijai. Nauda nonāk jūsu kontā, un, noformējot pārdošanu kasē, tiešsaistē samaksātā summa redzama kā Apmaksāts tiešsaistē, tāpēc uz vietas iekasējat tikai atlikumu. Sīkāk: priekšapmaksa tiešsaistē.
• Atmaksa. Atceļot apmaksātu nākotnes pierakstu, Tervita automātiski uzsāk pilnu priekšapmaksas atmaksu. Tas notiek gan tad, ja atceļ klients ar saiti, gan tad, ja atceļ salons kalendārā, un neatkarīgi no tā, cik vēlu tas notiek. Daļēju atmaksu vai atmaksu citos gadījumos veiciet savā Stripe panelī.

Svarīgas sekas: Tervita pašlaik neatšķir vēlu atcelšanu no savlaicīgas. Ja jūsu noteikumi paredz, ka vēlā atcelšanā priekšapmaksa paliek salonam, rīkojieties tā:

1. Izslēdziet slēdzi Klienti var atcelt savu rezervāciju un atstājiet ieslēgtu pārcelšanu. Klients joprojām var bez zvana izvēlēties citu laiku, bet atcelšana notiek caur salonu.
2. Ja klients atceļ laikus, atceliet pierakstu kalendārā: priekšapmaksa tiks atmaksāta automātiski.
3. Ja klients atceļ par vēlu un jūs pārnesat priekšapmaksu, pārceliet pierakstu uz jauno laiku, nevis atceliet to.
4. Ja klients neierodas, neatceliet pierakstu, bet atzīmējiet to kā Neieradās.

Pēc neierašanās paturēta priekšapmaksa paliek jūsu Stripe kontā, taču Tervitā to nevar ierakstīt kā pārdošanu, jo rēķinu izrakstīšana neierašanās vizītei ir liegta. Šo summu uzskaitiet savā grāmatvedībā atsevišķi.

Ko darīt ar atkārtotu neierašanos?

Viena neierašanās ir gadījums. Divas vai trīs no viena klienta jau ir paraugs. Rīcības kārtība, kas strādā bez konfliktiem:

1. Atzīmējiet katru neierašanos. Tervitā pierakstam ir statuss Neieradās, un pārskatos redzams neierašanās skaits un īpatsvars. Bez atzīmēm jūs nevarat atšķirt vienu aizmāršīgu klientu no tāda, kurš neierodas regulāri.
2. Pēc pirmās reizes: atgādiniet noteikumus, draudzīgi un bez pārmetumiem. Bieži pietiek ar to.
3. Pēc otrās reizes: mainiet pieraksta veidu. Vienojieties, ka nākamos pierakstus šim klientam veic administrators un ka garām procedūrām tiek prasīta samaksa iepriekš. Tervitā priekšapmaksu iestata pakalpojumam, nevis konkrētam klientam, tāpēc šo vienošanos administrators pilda ar roku.
4. Ierakstiet lēmumu klienta kartītē, lai visa komanda rīkojas vienādi, nevis katrs pēc savas atmiņas.

Neaizmirstiet arī pretējo pusi: ja salons pats bieži pārceļ vizītes, klienti to atceras, un stingri noteikumi pret viņiem izskatās netaisnīgi.

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik ilgi iepriekš klientam jāļauj atcelt vizīti bez maksas?

Lielākajai daļai salonu pietiek ar 24 stundām. Garām vai dārgām procedūrām, kuru laiku grūti aizpildīt īsā laikā, var noteikt 48 stundas. Garāks termiņš klientiem parasti šķiet netaisnīgs un tiek pārkāpts biežāk.

Cik lielu priekšapmaksu prasīt?

Priekšapmaksai jāsedz risks, nevis jāsoda klients. Īsām vizītēm to bieži nevajag vispār; garām procedūrām vai pakalpojumiem ar dārgiem materiāliem parasti prasa daļu cenas, piemēram, 20-50%.

Vai priekšapmaksa jāatmaksā, ja salons pats atceļ vizīti?

Jā. Ja vizīti atceļ salons, klientam jāatmaksā viss, ko viņš samaksājis, vai jāpiedāvā cits laiks, ja viņš tam piekrīt.

Vai Tervita atmaksā priekšapmaksu automātiski?

Jā. Atceļot apmaksātu nākotnes pierakstu, Tervita automātiski uzsāk pilnu atmaksu caur jūsu Stripe kontu, neatkarīgi no tā, vai atceļ klients vai salons. Vēlu atcelšanu Tervita pašlaik neatšķir, tāpēc, ja vēlaties priekšapmaksu paturēt, pārceliet vizīti vai pēc vizītes laika atzīmējiet neierašanos, nevis atceliet pierakstu.

Kā sākt

Uzrakstiet īso versiju (trīs teikumi), izlemiet, kuriem pakalpojumiem vajag priekšapmaksu, un pārbaudiet visu ceļu pats: pierakstieties, samaksājiet, atceliet. Izmēģiniet Tervitu 14 dienas bez maksas un iestatiet noteikumus, priekšapmaksu un atgādinājumus vienā vietā. Cenas un iekļautās funkcijas ir cenu lapā.