SMS atgādinājumi klientiem: kad sūtīt, ko rakstīt un cik tas maksā

Īsā atbilde: sūtiet vienu īsu atgādinājumu apmēram dienu pirms vizītes un, ja pakalpojums ir garš vai klients brauc no tālienes, vēl vienu dažas stundas iepriekš. Ziņā pietiek ar salona nosaukumu, datumu, laiku, adresi un saiti pārcelšanai vai atcelšanai. Atgādinājumā nelieciet reklāmu: tad tā ir pakalpojuma ziņa, nevis mārketings. Un rakstiet īsi, jo latviešu garumzīmes samazina vienas SMS daļas garumu līdz 70 rakstzīmēm.

Atgādinājums nav pieklājības žests. Tas ir pēdējais brīdis, kad klients var pamanīt, ka rīt viņam ir sapulce tieši vizītes laikā, un atbrīvot laiku kādam citam. Plašāk par to, kā atgādinājumi sader ar noteikumiem, pārcelšanu un priekšapmaksu, rakstījām rakstā par to, kā samazināt neierašanos salonā. Šeit runa ir tikai par pašu SMS: kad, ko un par kādu cenu.

Kāpēc atgādinājums samazina neierašanos?

Lielākā daļa klientu, kuri neierodas, nav ļaunprātīgi. Viņi aizmirsa, sajauca dienu vai saprata par vēlu, ka nepaspēs, un viņiem bija neērti zvanīt. Atgādinājums atrisina visus trīs gadījumus, ja tas pienāk laikus un dod vieglu veidu rīkoties:

• aizmirsa - ziņa atgādina par vizīti brīdī, kad vēl var saplānot dienu;
• sajauca laiku - ziņā ir precīzs datums un laiks, nevis „rīt pēcpusdienā”;
• nevar atnākt - saite ļauj pārcelt vai atcelt bez zvana, un salons laiku atgūst, kamēr to vēl var piedāvāt citiem.

Pēdējais punkts ir svarīgākais. Atgādinājums bez iespējas pārcelt tikai palielina sirdsapziņas pārmetumus, bet tukšo laiku kalendārā nenovērš.

24 vai 2 stundas: kad sūtīt?

Universāla laika nav, taču lielākajai daļai salonu der šāda shēma:

Divi noteikumi, kas svarīgāki par konkrēto stundu skaitu:

1. Pirmajam atgādinājumam jāpienāk pirms bezmaksas atcelšanas termiņa beigām. Ja klients var bez maksas atcelt līdz 24 stundām pirms vizītes, bet atgādinājums pienāk 12 stundas iepriekš, jūs viņam faktiski neatstājat godīgu izvēli. Kā izvēlēties šo termiņu, aprakstīts rakstā par atcelšanas noteikumiem un priekšapmaksu.
2. Nesūtiet naktī. Ziņa, kas pienāk 23.40, kaitina vairāk, nekā palīdz. Ja vizīte ir agri no rīta, sūtiet atgādinājumu iepriekšējā vakarā.

Vairāk par divām ziņām vienai vizītei parasti nevajag. Trešā sāk izskatīties pēc spiediena.

Kas jābūt atgādinājumā?

Telefona bloķētajā ekrānā redzama tikai ziņas sākuma daļa, tāpēc svarīgākais jāliek pirmajās rindās:

• salona nosaukums, ko klients atpazīst (tas pats, kas uz durvīm un Instagram);
• datums un laiks, ar nedēļas dienu, ja tas palīdz: „rīt, piektdien, 14.00”;
• pakalpojums vai neitrāls vārds „vizīte”;
• adrese, ja klients ir jauns vai salonam ir vairākas filiāles;
• saite pārcelšanai vai atcelšanai.

Ko nelikt: procedūras detaļas, kuras klients negribētu rādīt citiem (ziņu var izlasīt jebkurš, kas redz telefona ekrānu), atlaides un piedāvājumus, garus pieklājības teikumus. Jo mazāk lieka, jo lielāka iespēja, ka ziņa iekļausies vienā SMS daļā.

SMS atgādinājumu paraugi latviski

Paraugos kvadrātiekavās ir lauki: lielāko daļu Tervita aizpilda no pieraksta datiem, bet ilgums un termiņš ierakstiet paši, piemēram, „līdz 24 h pirms vizītes”. Pielāgojiet tos savam salonam, bet saglabājiet struktūru.

1. Standarta atgādinājums dienu iepriekš

Salons: atgādinām par vizīti rīt, datums, plkst. laiks (pakalpojums). Pārcelt vai atcelt: saite

2. Īss atgādinājums tajā pašā dienā

Salons: gaidām Jūs šodien plkst. laiks, adrese. Ja nevarat ierasties, pārcelt vai atcelt: saite

3. Gara procedūra ar sagatavošanos

Salons: rīt plkst. laiks Jums ir pakalpojums, laiks no-līdz. Lūdzam ierasties bez skropstu tušas. Pārcelt: saite

4. Pirmā vizīte (adrese un kā atrast)

Salons: priecāsimies Jūs redzēt rīt plkst. laiks. Adrese: adrese, ieeja no pagalma. Pārcelt vai atcelt: saite

5. Ar atcelšanas termiņu

Salons: vizīte datums plkst. laiks. Bez maksas pārcelt vai atcelt var līdz termiņš: saite

6. Bez garumzīmēm (lētāk, bet mazāk pieklājīgi)

Salons: atgadinam par viziti rit plkst. laiks. Parcelt vai atcelt: saite

Pēdējais paraugs ir tīšs kompromiss: bez garumzīmēm SMS daļā ietilpst līdz 160 rakstzīmēm, nevis 70, bet daļai klientu šāds teksts šķiet pavirši uzrakstīts. Ja jūsu atgādinājums ar garumzīmēm iekļaujas divās daļās, labāk palieciet pie pareizas latviešu valodas.

Ar datumu un laiku nesaīsiniet līdz neskaidrībai: „05.11. 9.00” klients var izlasīt dažādi, „trešdien, 5. novembrī, 9.00” nevar.

SMS vai e-pasts?

Abi kanāli dara vienu un to pašu darbu, bet ar atšķirīgu cenu un ātrumu:

• E-pasts ir bez maksas, un tajā ietilpst vairāk informācijas (karte, sagatavošanās norādes, noteikumi), bet daļa klientu to atver vēlu vai neatver vispār.
• SMS ir īss un maksas, toties to parasti izlasa uzreiz, arī tad, ja klients e-pastu skatās reizi nedēļā.

Praktisks variants daudziem saloniem: e-pasta atgādinājums 24 stundas iepriekš ar visu informāciju un īss SMS dažas stundas pirms vizītes tikai tiem pakalpojumiem, kur neierašanās izmaksā visvairāk. Tā SMS izmaksas paliek tur, kur tās atmaksājas.

Cik maksā SMS: garums, garumzīmes un daļas

SMS cena gandrīz vienmēr tiek rēķināta par daļām, nevis par ziņām. Cik rakstzīmju ietilpst vienā daļā, nosaka kodējums:

Pietiek ar vienu garumzīmi, lai visa ziņa tiktu kodēta otrajā veidā. Tāpēc 71 rakstzīmi garš atgādinājums ar „ā” maksā divas daļas, nevis „vienu ar nelielu pārsniegumu”. Arī eiro zīme € GSM kodējumā aizņem divas rakstzīmes, un saite pati par sevi var būt 30-40 rakstzīmes gara.

Tervitā SMS maksā 0,09 € bez PVN par daļu: vienas daļas ziņa 0,09 €, divu daļu ziņa 0,18 €. Piemērs: ja salonam mēnesī ir 300 vizīšu un katrai sūtāt vienu atgādinājumu divās daļās, tas ir 600 daļas jeb 54 € bez PVN. Ja to pašu tekstu saīsināt līdz vienai daļai, summa ir 27 €. Veidņu redaktors Tervitā rāda, cik daļu aizņem jūsu teksts, tāpēc to var pārbaudīt pirms ieslēgšanas. Visas cenas ir cenu lapā.

Atgādinājums nav mārketings: kur ir robeža?

Latvijā komerciālu paziņojumu sūtīšanu elektroniski regulē Informācijas sabiedrības pakalpojumu likums, un tā 9. panta nosaukums ir „Komerciāla paziņojuma sūtīšanas aizliegums”. Komerciāls paziņojums likuma izpratnē ir ziņa, kuras mērķis ir reklamēt preces vai pakalpojumus. Pamatprincips: reklāmu bez saņēmēja iepriekšējas piekrišanas sūtīt nedrīkst, un saņēmējam jāvar no turpmākām ziņām atteikties.

Atgādinājums par vizīti, ko klients pats pieteica, neko nereklamē: tas palīdz izpildīt jūsu vienošanos. Taču robeža ir viegli pārkāpjama:

• „Gaidām Jūs rīt plkst. 14.00” ir pakalpojuma ziņa.
• „Gaidām Jūs rīt plkst. 14.00. Šonedēļ -20% visām sejas procedūrām!” jau ir komerciāls paziņojums.

Tāpēc vienkāršākais noteikums ir: atgādinājumā nekādu piedāvājumu. Akcijas un jaunumi sūtāmi atsevišķi un tikai tiem klientiem, kuri tam devuši piekrišanu. Kā salonā šķirt piekrišanu mārketingam no pakalpojuma ziņām klienta kartītē, aprakstīts rakstā par klientu pārvaldību salonā, bet piekrišanas uzskaite, izņēmums esošiem klientiem un datu glabāšana - ceļvedī VDAR saloniem un klīnikām. Šis nav juridisks padoms; ja šaubāties par konkrētu ziņu, pārbaudiet aktuālo likuma redakciju vietnē likumi.lv vai jautājiet Datu valsts inspekcijai.

Kā iestatīt SMS atgādinājumus Tervitā

1. Sānjoslā atveriet Saziņa, cilni Grafiks, un sadaļā Pirms vizītes ieslēdziet SMS atgādinājumi.
2. Atzīmējiet laikus. Pieejami 1, 2, 3, 6, 12, 24, 48 un 72 stundas, kā arī 1 nedēļa iepriekš, un vienai vizītei var atzīmēt vairākus laikus. E-pasta atgādinājumiem ir savi atsevišķi laiki.
3. Cilnē Veidnes atveriet Tikšanās atgādinājums · SMS un pielāgojiet tekstu. Katrai valodai ir sava cilne, un redaktors rāda daļu skaitu.
4. Cilnē Piegāde iestatiet klusās stundas: ziņa, kuras laiks iekrīt naktī, gaida, līdz sūtīšanas logs atkal atveras.

Ko Tervita dara pati: pārceļot pierakstu, atgādinājumi tiek pārrēķināti no jaunā laika, atceļot - nenosūtītie atgādinājumi tiek apturēti. Ja pieraksts veikts pārāk tuvu vizītei, laiki, kas vairs neder, tiek izlaisti. Cilnē Žurnāls redzama katra nosūtītā ziņa ar statusu.

Divi ierobežojumi, kas jāzina iepriekš:

• SMS tiek sūtītas tikai uz apstiprinātiem numuriem. Klienta numurs tiek apstiprināts, kad viņš pierakstās tiešsaistē un ievada SMS kodu (pieraksta iestatījumos jābūt ieslēgtai SMS verifikācijai). Ņemiet vērā: katrs verifikācijas kods ir maksas SMS (0,09 € bez PVN), un SMS verifikācija pieejama tikai ar plānu, kas ietver SMS. Klienti, kurus administrators ievadījis ar roku, SMS atgādinājumu pēc noklusējuma nesaņems, līdz paši reizi pierakstīsies tiešsaistē. Tāpēc e-pasta atgādinājumu ir vērts atstāt ieslēgtu kā rezervi.
• SMS sūtīšanai norēķinu sadaļā jābūt izvēlētam plānam. Bez tā atgādinājumi aiziet tikai pa e-pastu.

Soli pa solim instrukcija ir palīdzības rakstā par atgādinājumiem e-pastā un SMS.

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik ilgi pirms vizītes sūtīt SMS atgādinājumu?

Labs sākums ir viens atgādinājums apmēram 24 stundas pirms vizītes. Garām procedūrām vai vizītēm, uz kurām klients brauc no tālienes, var pievienot īsu ziņu 2 stundas iepriekš. Pirmajam atgādinājumam jāpienāk, pirms beidzas jūsu bezmaksas atcelšanas termiņš.

Vai SMS ar garumzīmēm maksā vairāk?

Bieži jā. Burti ā, č, ē, ģ, ī, ķ, ļ, ņ, š, ū un ž nav standarta GSM rakstzīmju kopā, tāpēc viena SMS daļa saruks no 160 līdz 70 rakstzīmēm, bet garākā ziņā katrā daļā ir 67 rakstzīmes. Īss, labi uzrakstīts teksts parasti iekļaujas vienā vai divās daļās.

Vai atgādinājumam par vizīti vajag klienta piekrišanu mārketingam?

Atgādinājums par jau pieteiktu vizīti neko nereklamē, tas palīdz izpildīt vienošanos ar klientu. Tiklīdz ziņā parādās piedāvājums vai atlaide, tas kļūst par komerciālu paziņojumu, kam vajag atsevišķu pamatu, parasti klienta piekrišanu.

Kāpēc daži klienti Tervitā nesaņem SMS atgādinājumu?

Tervita sūta īsziņas tikai uz apstiprinātiem tālruņa numuriem. Klients numuru apstiprina, kad pierakstās tiešsaistē un ievada SMS kodu. Ar roku pievienotiem klientiem numurs paliek neapstiprināts, un viņi saņem e-pasta atgādinājumu, ja ir norādīts e-pasts.

Kā sākt

Uzrakstiet vienu atgādinājuma tekstu, pārbaudiet, cik daļu tas aizņem, un nosūtiet to sev. Ja tas izskatās labi uz telefona ekrāna, ieslēdziet to visiem. Izmēģiniet Tervitu 14 dienas bez maksas: e-pasta atgādinājumi darbojas jau izmēģinājuma laikā, un SMS var pievienot, kad esat gatavs.