Lyhyt vastaus: hierontaohjelmiston pitää hallita samaan aikaan hoidon kesto, hierojan työaika, huoneen käyttö, asiakkaan vahvistus ja uusintakäynti. Tervita yhdistää nämä osat yhdeksi verkossa toimivaksi työnkuluksi. Yksittäinen hieroja ja usean huoneen studio, jolla on kassa, paketit ja varasto, käyttävät samaa pakettia, ja kaikki työkalut kuuluvat hintaan alusta asti.
Miksi hierontakalenteriin ei riitä pelkkä vapaa ruutu?
Hoidot eivät ole samanmittaisia tapaamisia. Valikoimassa voi olla 30 minuutin kohdehieronta, 60 minuutin klassinen hieronta ja 90 minuutin yhdistelmähoito. Lisäksi hieroja voi tarvita aikaa huoneen valmisteluun, pyyhkeiden vaihtoon tai maksun käsittelyyn. Jos kaikilla palveluilla on kalenterissa sama oletuskesto, päivän aikataulu menee uusiksi jo ensimmäisen muutoksen jälkeen.
Tervitassa kesto on palvelun ominaisuus. Palvelulle määritetään myös hinta, sopivat tekijät ja se, näkyykö se verkkovarauksessa. Salonki määrittää, kuinka pitkälle eteenpäin asiakas voi varata ja kuinka lähellä hoitoa varaus sulkeutuu. Päiväkohtaiset poikkeukset helpottavat koulutusten, lomien ja yksittäisten lisävuorojen hallintaa ilman, että koko perusviikkoa tarvitsee kirjoittaa uusiksi.
Usean hoitohuoneen studiossa toinen rajoite on tila. Kaksi hierojaa voi olla töissä yhtä aikaa, mutta jos sopivia huoneita on vain yksi, samaa palvelua ei voi tarjota molemmille samaan aikaan. Kun palvelu yhdistetään huoneeseen, verkkovarauksessa vapaa aika tarkoittaa sekä vapaata tekijää että vapaata huonetta.
Miltä varaus näyttää asiakkaalle?
Hieronta-aikoja varataan usein iltaisin ja viikonloppuisin, kun studiossa ei vastata puhelimeen. Tervitan julkinen varaussivu antaa asiakkaan valita palvelun, hierojan ja ajan puhelimella ilman sovellusta ja tiliä. Sivun voi näyttää suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, mikä on kätevää, kun osa asiakkaista puhuu muuta kuin suomea. Palvelujen nimet ja kuvaukset voi kirjoittaa kielikohtaisesti.
Varauksen jälkeen asiakas saa vahvistuksen, jossa on aika ja osoite. Jos studio sallii sen, asiakas voi itse siirtää tai perua käynnin studion sääntöjen mukaan. Hierojalle se tarkoittaa vähemmän viestittelyä ja vähemmän työpäivän aikana tulevia kysymyksiä siitä, onko huomenna vapaata.
Varauslinkkiä voi jakaa Google-yritysprofiilissa, sosiaalisessa mediassa ja viesteissä, tai varauswidgetin voi upottaa omille verkkosivuille. Linkki kuuluu omalle yritykselle: se ei ole markkinapaikan profiilisivu, jonka vieressä näytetään muiden studioiden tarjontaa. Yleiskuvan koko ohjelmistosta löydät salonkiohjelmiston pääsivulta.
Paketit, lahjakortit ja uusintamyynti
Hieronnassa tulot syntyvät usein toistuvista käynneistä. Kymmenen kerran paketti (sarjakortti) selkäkivuista kärsivälle asiakkaalle tai lahjakortti juhlapyhinä tekee kassavirrasta ennustettavamman, mutta vain jos kirjaukset pysyvät järjestyksessä. Jos paketin saldoa seurataan paperikortilla tai vastaanottovirkailijan muistin varassa, riita viimeisestä käynnistä on vain ajan kysymys.
Tervitassa paketit ja lahjakortit myydään ja käytetään samassa järjestelmässä, jossa varaus tehdään. Näet, kenelle paketti kuuluu, montako kertaa on jäljellä ja milloin kerrat on käytetty. Lahjakortilla on koodi ja saldo, jonka voi tarkistaa ennen maksua. Kanta-asiakastyökalut ja markkinointikampanjat auttavat palauttamaan asiakkaat, jotka eivät ole käyneet pitkään aikaan, jos he ovat antaneet suostumuksen viesteihin.
Kassassa maksu kirjataan käynnin lopuksi, se liitetään asiakkaaseen ja näkyy raporteissa. Tervita ei ole kirjanpito-ohjelma, joten kuittien ja kirjanpidon käytännöt kannattaa sopia oman kirjanpitäjän kanssa.
Asiakaskortti ja muistiinpanot
Hierojan on hyvä tietää, että asiakas pitää keskivahvasta paineesta, ettei tietty öljy sovi tai että viime kerralla särki olkapäätä. Tällaiset työhön tarvittavat muistiinpanot tallennetaan asiakaskorttiin käyntihistorian viereen. Pääsyn määräävät roolit: hieroja voi nähdä hoitoon tarvittavat tiedot ilman pääsyä studion talouslukuihin.
Terveyteen liittyvissä tiedoissa kannattaa olla varovainen. Kirjaa vain se, mikä on tarpeen turvallisen työn kannalta, älä käytä sitä markkinointiin äläkä anna laajempaa pääsyä kuin on tarpeen. Tervitassa on työkaluja suostumuksiin, rooleihin, toimintalokiin ja GDPR-velvoitteisiin, mutta se ei kirjoita puolestasi yrityksesi tietosuojakäytäntöjä.
Paljonko hierontaohjelmisto maksaa?
Tervitalla on yksi paketti: 11 euroa kuukaudessa jokaista varattavaa asiantuntijaa kohti. Kahdeksasta asiantuntijasta alkaen hinta on kiinteä 88 euroa kuukaudessa. Hinnat ovat arvonlisäverottomia. Kaikki ominaisuudet kuuluvat hintaan, myös huoneet, paketit, lahjakortit, kassa ja varasto. Ylläpitäjä tai vastaanottovirkailija, jolla ei ole omaa varattavaa kalenteria, ei ole maksullinen käyttäjä. Tervita ei ota provisiota käynneistä.
Sähköpostivahvistukset ja -muistutukset kuuluvat hintaan. Tekstiviesti maksaa 0,09 euroa per viestin osa, joten ennen käyttöönottoa kannattaa päättää, mille käynneille tekstiviesti todella maksaa itsensä takaisin. Suomen ä, ö ja å kuuluvat tekstiviestin perusmerkistöön, mutta esimerkiksi emoji lyhentää yhden osan 160 merkistä 70 merkkiin, joten viestipohjat kannattaa tarkistaa. Lisätietoa löytyy hintasivulta.
Miten ensimmäinen viikko kannattaa aloittaa?
Lisää ensin palvelut oikeine kestoineen ja tarvittaessa taukoineen. Lisää sitten hierojat, heidän työvuoronsa ja hoitohuoneet. Seuraavaksi määritä varaussäännöt: kuinka pitkälle eteenpäin voi varata, kuinka lähellä käyntiä peruutus on vielä mahdollinen ja saako asiakas siirtää aikaa itse. Sen jälkeen varaa aika asiakkaana omalla puhelimellasi ja tarkista vahvistus.
Kun tämä toimii, lisää jo sovitut tulevat käynnit ja aktiiviset asiakkaat. Julkaise varauslinkki vasta sen jälkeen. Jos vertailet vielä vaihtoehtoja, muista, että Tervitassa hinta määräytyy varattavien asiantuntijoiden mukaan eikä ohjelma ota provisiota.