Lyhyt vastaus: hyvä salonkiohjelmisto on muutakin kuin kalenteri verkossa. Tervitassa verkkovaraus on mukana, joten erillistä ajanvarausjärjestelmää ei tarvita. Ohjelmiston pitää hoitaa palvelut, työntekijöiden vapaat ajat, asiakastiedot, varaussäännöt, viestintä ja rahaliikenne yhtenä kokonaisuutena, jota on helppo tarkistaa. Tervita on tehty pienelle salongille tai studiolle, jossa omistaja on usein yhtä aikaa tekijä, vastaanottovirkailija ja esimies.
Mitä salonkiohjelmisto ratkaisee arjessa?
Salongin päivä näyttää ulkopuolelta yksinkertaiselta: asiakas valitsee ajan, tulee paikalle ja maksaa. Yrittäjälle sama käynti kulkee usean paikan kautta. Aika on kalenterissa, yhteystieto puhelimessa, suostumus viestiketjussa, hinta hinnastossa, myynti kassassa ja jatkotoimet jonkun muistissa. Kun nämä eivät keskustele keskenään, syntyy päällekkäisiä varauksia, vastaamattomia viestejä ja puutteellinen asiakashistoria. Kuun lopussa joudut vielä miettimään, mistä liikevaihto oikeasti tuli.
Tervita kokoaa ketjun yhdeksi prosessiksi. Julkinen varaussivu näyttää vain ajat, jotka ovat oikeasti vapaita. Palvelulla on kesto, hinta, tekijät ja tarvittaessa huone tai kulutustarvike. Työntekijä näkee oman päivänsä, vastaanotto koko salongin, ja omistaja päättää käyttöoikeuksilla, kuka näkee asiakas-, raha- ja raporttitiedot. Tavoite ei ole lisätä uutta näkymää vaan vähentää kohtia, joita pitää täsmäyttää käsin.
Mikä ero on ajanvarausjärjestelmällä ja salonkiohjelmistolla?
Ajanvarausjärjestelmä on se osa, jonka asiakas näkee: palvelun valinta, tekijä, vapaa aika, vahvistus ja muistutus. Verkkovaraus lisää siihen julkisen sivun, jolla asiakas varaa itse mihin vuorokaudenaikaan tahansa ilman soittamista. Salonkiohjelmisto on laajempi: sama varaus jatkuu asiakaskorttina, laskuna, varastosaldona ja raporttina.
Erillinen ajanvarausjärjestelmä riittää niin kauan kuin salongissa on yksi tekijä ja yksi hinnasto. Kun viereen tulee toinen kalenteri, kassa tai Excel-taulukko, jonkun täytyy viedä tiedot käsin paikasta toiseen. Tervitassa verkkovaraus on osa samaa sovellusta. Asiakas varaa salongin varaussivulla tai verkkosivullesi upotetulla widgetillä, ja varaussivu toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Sovellusta tai tiliä asiakas ei tarvitse. Varaus ilmestyy heti oikean tekijän kalenteriin, ja vahvistus ja muistutus perustuvat varauksen todelliseen tilaan.
Mitä pienen salongin ohjelmistossa pitää olla?
Ensimmäinen kerros on luotettava kalenteri. Jokaisella tekijällä pitää olla oma työvuoronsa, lomansa ja poikkeuksensa. Palvelun kesto ei saa olla pelkkä hinnastossa näkyvä luku, vaan sen pitää varata kalenterista oikeanpituinen aika. Jos palvelu tarvitsee tietyn huoneen tai työpisteen, ohjelman pitää estää tilanne, jossa tekijä on vapaa mutta huone ei.
Toinen kerros on asiakashallinta. Salonki ei tarvitse sairaalan tietojärjestelmää, mutta se tarvitsee yhden siistin asiakastietueen, josta löytyvät yhteystiedot, käyntihistoria, suostumukset ja työhön tarvittavat muistiinpanot. Käyttöoikeuksien pitää riippua roolista. Asiakastiedot eivät kuulu kaikkien työntekijöiden yhteiseen taulukkoon vain siksi, että niin on aina tehty.
Kolmas kerros on viestintä. Varauksen vahvistus, muistutus, muutos ja peruutus pitää lähettää varauksen todellisen tilan mukaan. Tervita lähettää sähköpostit, jotka kuuluvat hintaan, sekä tekstiviestit. Tekstiviestit laskutetaan erikseen käytön mukaan, 0,09 euroa per viestin osa, jotta kukaan ei maksa kuukausimaksussaan muiden salonkien viestejä.
Neljäs kerros on myynti ja johtamistieto. Laskut, kassa, lahjakortit, paketit, kanta-asiakasedut, varasto ja raportit eivät ole jokaiselle yrittäjälle tarpeen ensimmäisenä päivänä. Tärkeää on, ettei salongin kasvaessa tarvitse vaihtaa järjestelmää. Huoneet, kassa, varasto, palkanlaskennan perustiedot ja kattavat raportit kuuluvat samaan pakettiin alusta asti.
Miten valita ohjelma jäämättä ominaisuuslistan loukkuun?
Pitkä ominaisuuslista ei kerro, onko työnkulku hyvä. Kokeilujaksolla kannattaa testata viittä oikeaa tilannetta. Varaa aika asiakkaana puhelimella. Siirrä käynti toiselle tekijälle. Peruuta käynti ja katso, mitä asiakas näkee. Lisää uusi palvelu, jolla on eri kesto. Tarkista, ovatko kuukauden liikevaihto ja maksutavat selvillä ilman erillistä Excel-taulukkoa.
Kysy sen jälkeen rajoista. Lasketaanko hinta käyttäjistä vai kalentereista? Maksaako vastaanottovirkailija saman kuin asiakkaita ottava tekijä? Mitä tekstiviesti maksaa? Voiko tiedot viedä ohjelmasta ulos? Mitkä ominaisuudet ovat oikeasti käytössä ja mitkä vasta suunnitelmissa?
Tervita kertoo rajansa suoraan. Se on verkkosovellus, ei App Storen tai Google Playn sovellus. Kaikki toimipisteet kuuluvat samaan pakettiin. Tervita ei ole kirjanpito-ohjelma, ja kuittien, kirjanpidon ja verotuksen vaatimukset kannattaa käydä läpi oman kirjanpitäjän kanssa. Integraatio, joka vaatii erillisen palveluntarjoajan tilin, ei ole käytössä pelkästään siksi, että valikossa on sille paikka.
Paljonko Tervita maksaa?
Tervitalla on yksi paketti: 11 euroa kuukaudessa jokaista varattavaa asiantuntijaa kohti. Kahdeksasta asiantuntijasta alkaen hinta on kiinteä 88 euroa kuukaudessa. Kaikki ominaisuudet ja kaikki toimipisteet kuuluvat hintaan. Hinnat ovat arvonlisäverottomia. Vastaanottovirkailija tai ylläpitäjä, jolla ei ole omaa varattavaa kalenteria, ei muutu maksulliseksi asiantuntijaksi sillä, että hän käyttää ohjelmaa. Tervita ei ota provisiota uusista eikä palaavista asiakkaista.
Alussa on 14 päivän ilmainen kokeilu. Jotta kokeilu ei kulu sattumanvaraiseen klikkailuun, kirjaa ennen aloitusta ylös palvelut, kestot, hinnat, työvuorot ja peruutussääntö. Silloin kahdessa viikossa pääset arvioimaan oikeaa työpäivää etkä tyhjää tiliä. Kaikki hinnat löytyvät hintasivulta.
Miten salongin saa siirrettyä uuteen järjestelmään?
Turvallisin käyttöönotto etenee vaiheittain. Aloita tulevaisuudesta: palveluista, työntekijöistä, työajoista ja julkisesta varauksesta. Lisää sitten jo sovitut tulevat käynnit, jotta uusi kalenteri on täydellinen. Siivoa seuraavaksi aktiiviset asiakkaat, älä koko vuosien arkistoa pelkän lukumäärän vuoksi. Testaa lopuksi vahvistukset, peruutus ja mobiilinäkymä omilla yhteystiedoillasi. Julkaise uusi varauslinkki vasta sen jälkeen.
Älä pidä kahta aktiivista kalenteria pidempään kuin on pakko. Rinnakkaisjakso tuntuu turvalliselta, mutta pian alkaa epäselvyys siitä, kumpi järjestelmä on ajan tasalla. Jos vanhan järjestelmän vientitiedosto ei ole Tervitan tukemassa muodossa, automaattista siirtoa ei voi luvata. Pienessä salongissa hallittu käsin siirtäminen on usein nopeampaa ja siistimpää. Suuren tietomäärän tuonti pitää sopia erikseen etukäteen.
Kenelle Tervita sopii parhaiten?
Tervita sopii yrittäjälle, joka haluaa pitää asiakassuhteen omanaan eikä rakentaa liiketoimintaa markkinapaikan varaan. Varaussivu kuuluu salongin omaan brändiin: sitä voi jakaa sosiaalisessa mediassa ja Google-yritysprofiilissa tai upottaa omille verkkosivuille. Ohjelma ei lupaa tuoda uusia asiakkaita markkinapaikalta eikä väitä, että pelkkä ohjelmisto kasvattaisi liikevaihtoa. Se antaa työkalut, joilla vapaat ajat näkyvät, viestintä pysyy johdonmukaisena ja päätökset perustuvat salongin omiin tietoihin.
Yksinyrittäjä voi aloittaa yksinkertaisella kalenterilla ja asiakasrekisterillä täsmälleen samasta paketista, jota käyttää kasvava usean toimipisteen salonki. Hinta kasvaa asiantuntijoiden määrän mukana, ei ominaisuuksia lukitsemalla. Hieronnalle, fysioterapialle sekä ripsi- ja kulmastudiolle on omat sivunsa, koska niiden työpäivän pullonkaulat eivät ole samat: hierojalle, fysioterapeutille ja ripsi- ja kulmastudiolle. Yhteinen perusta pysyy silti samana: oikea ihminen, oikea palvelu, oikea resurssi ja hallittu asiakassuhde.