Trumpas atsakymas: gera salono programa nėra tik kalendorius internete. Tervita jau turi internetinę registraciją, todėl atskiros registracijos sistemos nereikia. Ji turi laikyti kartu paslaugas, specialistų užimtumą, klientų duomenis, registracijos taisykles, bendravimą ir pinigus kaip vieną patikrinamą darbo eigą. Tervita sukurta mažam salonui ar studijai, kur savininkas dažnai vienu metu yra meistras, administratorius ir vadovas.
Ką salono programa sprendžia kasdien?
Iš šono salono diena atrodo paprasta: klientas pasirenka laiką, atvyksta ir sumoka. Savininkui tas pats vizitas pereina per kelias vietas. Laikas yra kalendoriuje, kontaktas telefone, sutikimas susirašinėjime, kaina kainoraštyje, pardavimas kasoje, o kitas žingsnis kurio nors darbuotojo atmintyje. Jei šios vietos tarpusavyje nesusikalba, atsiranda dvigubos registracijos, neatsakytos žinutės, nepilna kliento istorija ir mėnesio pabaigoje klausimas, iš kur iš tikrųjų atėjo apyvarta.
Tervita šią grandinę sujungia į vieną procesą. Viešas registracijos puslapis rodo tik tikrai laisvą laiką. Paslauga turi trukmę, kainą, specialistus ir, jei reikia, kabinetą ar sunaudojamą prekę. Meistras mato savo dieną, administratorius visą saloną, o savininkas teisėmis nustato, kas mato klientų, pinigų ar ataskaitų informaciją. Tikslas nėra pridėti dar vieną ekraną, o sumažinti vietas, kurias tenka derinti ranka.
Kuo registracijos sistema skiriasi nuo salono programos?
Registracijos sistema yra ta dalis, kurią mato klientas: paslaugos pasirinkimas, specialistas, laisvas laikas, patvirtinimas ir priminimas. Internetinė registracija prideda viešą puslapį, kuriame klientas užsiregistruoja pats bet kuriuo paros metu, neskambindamas. Salono programa yra platesnė: tas pats vizitas tęsiasi kaip kliento kortelė, sąskaita, sandėlio likutis ir ataskaita.
Atskira registracijos sistema veikia, kol salone dirba vienas žmogus ir galioja vienas kainoraštis. Kai tik šalia atsiranda antras kalendorius, kasa ar Excel lentelė, kažkam tenka duomenis suvesti ranka. Tervitoje internetinė registracija yra tos pačios programos dalis. Klientas registruojasi salono puslapyje arba jūsų svetainės valdiklyje lietuviškai, rusiškai ar angliškai; programėlė ar paskyra jam nereikalinga. Vizitas iš karto atsiranda reikiamo specialisto kalendoriuje, o patvirtinimas ir priminimas remiasi faktine vizito būsena.
Ko mažam salonui reikia būtinai?
Pirmas sluoksnis yra patikimas kalendorius. Kiekvienam specialistui reikia savo darbo grafiko, atostogų ir išimčių. Paslaugos trukmė negali būti tik skaičius kainoraštyje: ji turi rezervuoti tinkamą laiko tarpą. Jei paslaugai reikia konkretaus kabineto ar kėdės, sistema turi padėti išvengti situacijos, kai meistras laisvas, o darbo vieta ne.
Antras sluoksnis yra klientų valdymas. Salonui nereikia ligoninės informacinės sistemos, bet reikia vieno tvarkingo kliento įrašo su kontaktais, vizitų istorija, sutikimais ir darbui reikalingomis pastabomis. Prieiga turi priklausyti nuo rolės: klientų duomenys nėra bendra lentelė visiems darbuotojams vien todėl, kad taip įprasta.
Trečias sluoksnis yra pranešimai. Patvirtinimas, priminimas, pakeitimas ir atšaukimas turi būti siunčiami pagal faktinę vizito būseną. Tervita siunčia el. laiškus, kurie įeina į kainą, ir SMS žinutes. SMS išlaidos yra išmatuojamos ir apskaitomos atskirai - 0,09 euro už kiekvieną SMS dalį -, kad mėnesio mokestyje nebūtų paslėptos kitų klientų žinučių išlaidos.
Ketvirtas sluoksnis yra pardavimai ir valdymo informacija. Sąskaitos, kasa, dovanų kuponai, paketai, lojalumas, sandėlis ir ataskaitos nėra reikalingi kiekvienam meistrui pirmą dieną. Svarbu, kad salonui augant nereikėtų keltis į kitą sistemą. Kabinetai, kasa, sandėlis, atlyginimų pagrindiniai duomenys ir pilnos ataskaitos yra tame pačiame plane nuo pirmos dienos.
Kaip pasirinkti programą ir neįkliūti į funkcijų sąrašo spąstus?
Ilgas funkcijų sąrašas neparodo, ar darbo eiga gera. Bandomuoju laikotarpiu patikrinkite penkias realias situacijas. Užsiregistruokite kaip klientas iš telefono. Perkelkite vizitą pas kitą meistrą. Atšaukite vizitą ir pažiūrėkite, ką mato klientas. Pridėkite naują paslaugą su kita trukme. Patikrinkite, ar mėnesio apyvarta ir mokėjimo būdai suprantami be atskiros Excel lentelės.
Tada klauskite apie ribas. Ar kaina skaičiuojama už naudotojus ar už kalendorius? Ar administratorius moka taip pat kaip meistras? Kiek kainuoja SMS? Ar galima eksportuoti duomenis? Kurios funkcijos veikia jau dabar, o kurios tik planuose? Jei lyginate su kitomis Lietuvoje naudojamomis sistemomis, peržiūrėkite mūsų palyginimus su SalonLife, Treatwell ir Fresha.
Tervita savo ribas sako garsiai. Tai interneto programa, o ne App Store ar Google Play programėlė. Visi filialai yra tame pačiame plane. Tervita nėra buhalterinė programa ir nepakeičia teisės aktų reikalaujamos kasos sistemos ar i.SAF ataskaitų - tai suderinkite su savo buhalteriu. Integracija, kuriai reikia atskiros paslaugų teikėjo paskyros, neveikia vien todėl, kad meniu jai yra vieta.
Kiek kainuoja Tervita?
Tervita turi vieną planą: 11 eurų per mėnesį už kiekvieną registruojamą specialistą, bet ne daugiau kaip 88 eurai per mėnesį nuo aštuonių specialistų. Visos funkcijos ir visi filialai įeina į šią kainą, be PVM. Administratorius ar registratūros darbuotojas, neturintis savo registruojamo kalendoriaus, netampa mokama vieta vien todėl, kad naudoja sistemą. Tervita neima komisinio mokesčio nei už naujus, nei už grįžtančius klientus.
Pradžioje yra 14 dienų nemokamas bandomasis laikotarpis. Kad jis nebūtų atsitiktinių paspaudimų laikas, prieš pradėdami užsirašykite paslaugas, trukmes, kainas, darbuotojų grafikus ir atšaukimo taisykles. Tada per dvi savaites galėsite įvertinti tikrą darbo dieną, o ne tuščią paskyrą. Visos kainos pateiktos kainų puslapyje.
Kaip perkelti saloną į naują sistemą?
Saugiausias paleidimas vyksta etapais. Pirmiausia nustatykite ateitį: paslaugas, darbuotojus, darbo laiką ir viešą registraciją. Tada įveskite jau sutartus būsimus vizitus, kad naujasis kalendorius būtų pilnas. Po to sutvarkykite aktyvius klientus, o ne visą per metus sukauptą archyvą vien dėl skaičiaus. Tada patikrinkite patvirtinimus, atšaukimą ir mobilųjį vaizdą su savo kontaktais. Tik po to paskelbkite naują registracijos nuorodą.
Nelaikykite dviejų aktyvių kalendorių ilgiau nei būtina. Lygiagretus laikotarpis atrodo saugus, bet greitai sukelia klausimą, kuri sistema yra teisinga. Jei senosios sistemos eksportas dar nėra Tervitos palaikomo formato, automatinio perkėlimo žadėti negalima. Mažam salonui kontroliuojamas perkėlimas ranka dažnai yra greitesnis ir švaresnis; dideliam duomenų kiekiui importą reikia derinti atskirai.
Kam Tervita tinka geriausiai?
Tervita tinka savininkui, kuris nori išlaikyti tiesioginį ryšį su klientu, o ne kurti verslą aplink prekyvietę. Registracijos puslapis priklauso jūsų prekės ženklui: juo galima dalytis socialiniuose tinkluose, Google verslo profilyje arba įdėti į svetainę. Sistema nežada automatiškai atvesti naujų klientų ir neteigia, kad programa viena pati padidins apyvartą. Ji suteikia įrankius, su kuriais laisvas laikas matomas, bendravimas nuoseklus, o sprendimai remiasi paties salono duomenimis.
Vienas meistras gali pradėti nuo paprasto kalendoriaus ir klientų bazės tame pačiame plane, kurį naudoja augantis salonas su keliais filialais - kaina auga kartu su specialistų skaičiumi, o ne blokuojant funkcijas. Masažo salonui, kineziterapijai ir blakstienų bei antakių studijai skirti atskiri puslapiai, nes jų darbo dienos siauros vietos skiriasi: masažo salonui, kineziterapijai ir blakstienų ir antakių studijai.