Trumpas atsakymas: programa kineziterapijai turi matyti daugiau nei terapeuto kalendorių. Vizitui vienu metu gali reikėti tinkamo specialisto, konkretaus kabineto, pakankamo laiko, ankstesnės kliento informacijos ir aiškaus tęsinio. Tervita sutvarko šią operatyvinę grandinę, bet nevadina įprastos registracijos ir klientų valdymo medicinine informacine sistema.
Kodėl bendro kalendoriaus kineziterapijoje neužtenka?
Kineziterapijos praktikos diena susideda iš skirtingos trukmės ir tikslo vizitų. Pirminis įvertinimas gali trukti ilgiau nei pakartotinis užsiėmimas. Vienai paslaugai reikia privataus kabineto, kitai - erdvesnės mankštos zonos ar konkrečios įrangos. Terapeutas gali būti laisvas, o tinkama patalpa - ne. Jei vieša registracijos nuoroda žiūri tik į žmogaus kalendorių, ji pasiūlo klientui laiką, kurio praktika iš tikrųjų negali įvykdyti.
Tervitoje paslauga turi savo trukmę, kainą, registruojamus specialistus ir užimtumo taisykles. Paslaugą galima susieti su patalpa ir reikalinga sandėlio pozicija. Tai nėra sudėtingas ligoninės išteklių planavimas, bet tai išsprendžia pagrindinę mažos praktikos problemą: internete matomas laikas turi būti įvykdomas tiek žmogaus, tiek darbo vietos požiūriu.
Darbo laikas neprivalo būti kas savaitę vienodas. Pasikartojantis grafikas, atskiros pamainos, atostogos ir išimtys pagal datas sudaro faktinį užimtumą. Klientas mato rezultatą, o ne vidinę grafiko logiką. Praktika nustato, kaip toli į priekį galima registruotis, kiek laiko iki vizito registracija uždaroma ir ar nauja registracija patvirtinama automatiškai.
Kaip klientas pasiekia vizitą?
Klientas atidaro praktikos registracijos puslapį, pasirenka paslaugą, terapeutą arba variantą „bet kuris“, datą ir laisvą laiką. Registracija vyksta naršyklėje, atskiros programėlės diegti nereikia. Puslapiu galima dalytis tiesiogiai arba įdėti jį į esamą svetainę. Patvirtinimas ir priminimas remiasi sukurtu vizitu, o ne administratoriaus ranka rašyta žinute. Puslapis gali veikti lietuvių, rusų ir anglų kalbomis.
Gera vieša registracija neprašo daugiau duomenų, nei reikia laikui suderinti. Sveikatos duomenų rinkimas „dėl visa ko“ didina riziką ir nepagerina kalendoriaus. Jei praktikai prieš vizitą reikia konkrečios anketos, dokumento ar anamnezės, jos teisinis pagrindas, saugojimas ir prieiga turi būti apgalvoti atskirai. Tervitos kliento kortelė ir dokumentai palaiko darbo organizavimą, bet nepaverčia kiekvieno įkelto failo reikalavimus atitinkančia medicinine dokumentacija.
Praktikoje tai reiškia minimalų duomenų rinkimą, pagrįstą saugojimą ir prieigą pagal roles. Registratūros darbuotojui gali reikėti kontaktų ir laiko, bet ne visų terapeuto pastabų. Roles nustato savininkas, o ne bendro failo numatytoji prieiga.
Kas priklauso kliento kortelei, o kas ne?
Kliento kortelė sujungia kontaktus, sutikimus, būsimus ir buvusius vizitus, sąskaitas, paketus ir darbui reikalingas pastabas. Atskirus dokumentus galima susieti su klientu, o prieiga priklauso nuo teisių. Veiksmų žurnalas vėliau padeda suprasti, kas sistemoje atliko pakeitimus. Dviejų veiksnių autentifikacija sumažina riziką, kad tik slaptažodžiu apsaugota paskyra atvers svetimam žmogui visus praktikos duomenis.
Kartu praktika turi būti sąžininga su sąvokomis. Operatyvinė pastaba apie klientą nėra tas pats, kas struktūrizuota klinikinė dokumentacija. Tervita nesiūlo diagnozių kodų registro, e. receptų, duomenų mainų su e. sveikatos sistema ar atsiskaitymų su teritorinėmis ligonių kasomis. Jei organizacijai šių funkcijų reikia, Tervitą reikia naudoti kartu su tinkama sveikatos informacine sistema arba pasirinkti kitą pagrindinę sistemą.
Kaip valdyti vizitų paketus ir mokėjimus?
Kineziterapijoje klientai dažnai perka kelis vizitus iš karto. Tervita leidžia sukurti paslaugų paketą, parduoti jį klientui ir pažymėti panaudotus kartus. Darbuotojas mato, kiek kartų liko, neieškodamas informacijos popieriuje ar atskiroje lentelėje. Paketo sąlygas - galiojimo terminą, pinigų grąžinimą ir naudotoją - praktika klientui suformuluoja pati. Programos skaitiklis sąlygų nepakeičia.
Sąskaitą galima susieti su klientu ir pardavimu. Mokėjimo būdai ir būsenos padeda atskirti apmokėtus, atvirus ir atšauktus dokumentus. Veiklos ataskaita rodo praktikos darbą, bet tai nėra buhalterinė sistema ar mokesčių deklaracija, o Tervita nepakeičia teisės aktų reikalaujamos kasos sistemos.
Neatvykimų valdymas prasideda dar prieš baudą. Aiškus patvirtinimas, laiku išsiųstas priminimas, paprasta vizito valdymo nuoroda ir suprantamas atšaukimo terminas sumažina atvejus, kai klientas tiesiog neatvyksta. Tervita nežada konkretaus procento, nes rezultatas priklauso nuo klientų, taisyklių ir jų laikymosi.
Kiek Tervita kainuoja kineziterapijos praktikai?
Tervita kainuoja 11 eurų per mėnesį už kiekvieną registruojamą terapeutą. Į kainą įeina kalendorius, klientų valdymas, internetinė registracija, sąskaitos, kabinetų susiejimas, keli filialai, sandėlis, kasa, išsamios ataskaitos ir pritaikomos rolės nuo pirmo terapeuto - funkcijos į planus neskaidomos.
Didesnė praktika su aštuoniais ar daugiau registruojamų terapeutų moka fiksuotus 88 eurus per mėnesį, nepriklausomai nuo tikslaus komandos dydžio. Administratorius, registratūros darbuotojas ar buhalteris, kuris pats vizitų neveda, vietos neužima ir sistema naudojasi nemokamai. Kainos nurodytos be PVM. Visą produktą prieš sprendimą galima išbandyti 14 dienų nemokamai; atskirai mokama tik už išsiųstas SMS žinutes - 0,09 euro už SMS dalį -, o el. laiškai įeina į kainą. Visas kainoraštis - kainų puslapyje.
Kaip atlikti saugų bandymą?
Pasirinkite vieną terapeutą, ribotą paslaugų sąrašą ir realų kabinetą. Nustatykite trukmes, darbo laiką, registracijos langą ir atšaukimo taisyklę. Pridėkite tik savo ar komandos bandomuosius kontaktus, užsiregistruokite ir iš kompiuterio, ir iš telefono, patikrinkite patvirtinimą, pakeitimus ir atsiradimą kalendoriuje. Tada išbandykite paketo pardavimą ar sąskaitą, jei jie įeina į bandymo tikslą.
Po techninio testo savaitę naudokite naują sistemą kaip vienintelį tiesos šaltinį vienai darbo eigai. Užsirašykite visas vietas, kur darbuotojui informaciją tenka perrašyti į kitą sistemą. Jos svarbesnės nei abstraktus funkcijų skaičius. Jei klinikinė dokumentacija lieka kitoje sistemoje, susitarkite dėl tikslios ribos: kas gyvena Tervitoje, kas medicininėje sistemoje ir kas nedubliuojama. Platesnį vaizdą apie salono programą rasite pagrindiniame salono programos puslapyje, o apie masažo paslaugas skaitykite puslapyje masažo salono programa.