Lyhyt vastaus: fysioterapian ohjelmiston pitää nähdä enemmän kuin terapeutin kalenteri. Käynti voi tarvita samaan aikaan sopivan terapeutin, tietyn huoneen, riittävän ajan, aiempia asiakastietoja ja selkeän jatkon. Tervita hoitaa tämän operatiivisen ketjun, mutta ei esitä tavallista ajanvarausta ja asiakashallintaa potilastietojärjestelmänä.
Miksi yhteinen kalenteri ei riitä fysioterapiassa?
Fysioterapiavastaanoton päivä koostuu eripituisista ja eri tarkoituksiin tehdyistä käynneistä. Ensikäynti tutkimuksineen kestää yleensä pidempään kuin seurantakäynti. Yksi palvelu tarvitsee yksityisen huoneen, toinen tilavamman harjoittelualueen tai tietyn välineen. Terapeutti voi olla vapaa, vaikka sopiva tila ei ole. Jos verkkovaraus katsoo vain terapeutin kalenteria, se tarjoaa asiakkaalle ajan, jota vastaanotto ei todellisuudessa pysty toteuttamaan.
Tervitassa palvelulla on oma kestonsa, hintansa, varattavat asiantuntijat ja varaussäännöt. Palvelun voi yhdistää huoneeseen ja tarvittaviin kulutustarvikkeisiin. Tämä ei ole monimutkaista sairaalan resurssisuunnittelua, mutta se ratkaisee pienen vastaanoton perusongelman: verkossa näkyvän ajan pitää toteutua sekä ihmisen että työpisteen kannalta.
Työaika ei ole joka viikko samanlainen. Toistuva viikkorytmi, yksittäiset lisävuorot, lomat ja päiväkohtaiset poikkeukset muodostavat todellisen vapaan ajan. Asiakas näkee lopputuloksen, ei kalenterin sisäistä logiikkaa. Vastaanotto määrittää, kuinka pitkälle eteenpäin voi varata, kuinka lähellä käyntiä varaus sulkeutuu ja vahvistuuko uusi varaus automaattisesti.
Miten asiakas pääsee varaamaan käynnin?
Asiakas avaa vastaanoton varaussivun, valitsee palvelun, terapeutin tai vaihtoehdon ”Kuka tahansa asiantuntija”, päivän ja vapaan ajan. Varaus tehdään selaimessa, eikä erillistä sovellusta tarvitse asentaa. Sivua voi jakaa suoraan tai upottaa nykyiselle verkkosivulle. Vahvistus ja muistutus perustuvat tehtyyn varaukseen, eivät vastaanottovirkailijan käsin kirjoittamaan viestiin. Sivun voi näyttää suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Hyvä julkinen varaus ei kysy enempää tietoja kuin ajan sopimiseen tarvitaan. Terveystietojen kerääminen varmuuden vuoksi lisää riskiä, mutta ei paranna kalenteria. Jos vastaanotto tarvitsee ennen käyntiä tietyn lomakkeen, asiakirjan tai esitietokyselyn, sen oikeusperuste, säilytys ja käyttöoikeudet pitää miettiä erikseen. Tervitan asiakaskortti ja asiakirjat tukevat työn järjestämistä, mutta ne eivät tee jokaisesta ladatusta tiedostosta vaatimukset täyttävää potilasasiakirjaa.
Käytännössä tämä tarkoittaa mahdollisimman vähäistä tietojen keräämistä, perusteltua säilytystä ja pääsyä rooleittain. Vastaanottovirkailija tarvitsee yhteystiedot ja ajan, mutta ei kaikkia terapeutin muistiinpanoja. Roolit määrää omistaja, ei yhteisen tiedoston oletuspääsy.
Mitä asiakaskorttiin kuuluu ja mitä ei?
Asiakaskortti kokoaa yhteystiedot, suostumukset, tulevat ja menneet käynnit, laskut, paketit ja työhön tarvittavat muistiinpanot. Yksittäisiä asiakirjoja voi liittää asiakkaaseen, ja pääsy riippuu käyttöoikeuksista. Toimintaloki auttaa myöhemmin ymmärtämään, kuka teki muutokset. Kaksivaiheinen tunnistautuminen pienentää riskiä, että pelkällä salasanalla suojattu tili avaa vieraalle koko vastaanoton tiedot.
Samalla on oltava rehellinen käsitteistä. Operatiivinen muistiinpano asiakkaasta ei ole sama asia kuin rakenteinen potilaskertomus. Tervita ei tarjoa diagnoosikoodistoa, reseptejä, tiedonvaihtoa Kanta-palveluiden kanssa eikä korvausten käsittelyä Kelan kanssa. Jos organisaatio tarvitsee näitä toimintoja, Tervitaa voi käyttää sopivan potilastietojärjestelmän rinnalla, tai päätyökaluksi kannattaa valita toinen järjestelmä.
Miten hallita käyntipaketteja ja maksuja?
Fysioterapiassa asiakkaat ostavat usein useita käyntejä kerralla. Tervitassa voit luoda palvelupaketin, myydä sen asiakkaalle ja merkitä käytetyt kerrat. Työntekijä näkee, montako kertaa on jäljellä, etsimättä tietoa paperilta tai erillisestä taulukosta. Paketin ehdot, kuten voimassaoloajan, hyvitykset ja sen, kuka pakettia saa käyttää, vastaanotto muotoilee asiakkaalle itse. Ohjelman laskuri ei korvaa ehtoja.
Laskun voi liittää asiakkaaseen ja myyntiin. Maksutavat ja laskujen tilat auttavat erottamaan maksetut, avoimet ja mitätöidyt laskut. Toimintaraportti näyttää vastaanoton työn, mutta se ei ole kirjanpitojärjestelmä eikä veroilmoitus. Kuittien ja kirjanpidon vaatimukset kannattaa sopia oman kirjanpitäjän kanssa.
Saapumatta jättämisiä vähentää eniten selkeys. Selkeä vahvistus, ajoissa lähtevä muistutus, helppo linkki varauksen hallintaan ja ymmärrettävä peruutusaika vähentävät tilanteita, joissa asiakas jättää vain tulematta. Tervita ei lupaa tiettyä prosenttia, koska tulos riippuu asiakkaista, säännöistä ja niiden noudattamisesta.
Paljonko Tervita maksaa fysioterapiayritykselle?
Tervita maksaa 11 euroa kuukaudessa jokaista varattavaa terapeuttia kohti. Hintaan kuuluvat kalenteri, asiakashallinta, verkkovaraus, laskut, huoneisiin yhdistäminen, useat toimipisteet, varasto, kassa, laajat raportit ja muokattavat roolit ensimmäisestä terapeutista alkaen. Ominaisuuksia ei ole jaettu eri hintatasoihin.
Suurempi vastaanotto, jossa on kahdeksan tai useampia varattavia terapeutteja, maksaa kiinteästi 88 euroa kuukaudessa tiimin tarkasta koosta riippumatta. Vastaanottovirkailija, kirjanpitäjä tai ylläpitäjä, joka ei itse hoida käyntejä, ei ole maksullinen käyttäjä, vaan käyttää järjestelmää maksutta. Hinnat ovat arvonlisäverottomia. Koko tuotteen voi kokeilla ennen päätöstä 14 päivää ilmaiseksi. Erikseen maksetaan vain lähetetyistä tekstiviesteistä, 0,09 euroa per viestin osa, ja sähköpostit kuuluvat hintaan. Koko hinnasto on hintasivulla.
Miten kokeilu tehdään turvallisesti?
Valitse yksi terapeutti, rajattu palveluluettelo ja oikea huone. Määritä kestot, työajat, varausikkuna ja peruutussääntö. Lisää vain omat tai tiimin testiyhteystiedot, varaa aika sekä tietokoneelta että puhelimella ja tarkista vahvistus, muutokset ja se, että varaus ilmestyy kalenteriin. Kokeile sitten paketin myyntiä tai laskua, jos ne kuuluvat kokeilun tavoitteisiin.
Käytä teknisen testin jälkeen uutta järjestelmää viikon ajan yhdessä työnkulussa ainoana järjestelmänä. Kirjaa ylös kaikki kohdat, joissa työntekijän täytyy kirjoittaa sama tieto toiseen järjestelmään uudelleen. Ne kertovat enemmän kuin ominaisuuslistan pituus. Jos potilasasiakirjat jäävät toiseen järjestelmään, sovi tarkka raja: mikä on Tervitassa, mikä potilastietojärjestelmässä ja mitä ei kirjata kahteen kertaan. Laajemman kuvan löydät salonkiohjelmiston pääsivulta, ja hierontapalveluista kerromme sivulla hierontaohjelmisto.