Töögraafiku koostamine ilusalongis: reeglid, näidis ja kontroll

Lühike vastus: töögraafiku koostamine algab kuu normtundidest ja salongi tegelikust kliendivoost. Seejärel pane igale spetsialistile püsiv nädalarütm, kontrolli, et kahe vahetuse vahele jääks vähemalt 11 tundi ja nädalas 36 tundi järjest puhkust (summeeritud arvestus) või 48 tundi (tavaline arvestus), märgi puhkused ja koolitused eranditena ning tee graafik teatavaks kokkulepitud ajal. Sama graafik peab juhtima ka seda, mida klient veebis vabana näeb.

Allpool on salongiomaniku tööjuhis koos näidisgraafikuga kahele meistrile. Töölepingu seaduse nõuded on kontrollitud 18. oktoobril 2026 Tööinspektsiooni ja majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi materjalide järgi. See on üldine teave, mitte õigusnõuanne: konkreetse töölepingu ja erandite puhul küsi Tööinspektsiooni nõustamisest.

Millised reeglid töögraafikut piiravad?

Need numbrid kehtivad töölepingu alusel töötajale. Iseseisvalt tegutsevale FIE-le või renditooli kasutajale need ei kehti, kui suhe on päriselt ettevõtlus, mitte varjatud töösuhe (vt FIE või OÜ iluteenindajale).

Allikad: Tööinspektsiooni juhend „Töö- ja puhkeaeg“ ja ministeeriumi selgitus 2026. aasta muudatuse kohta.

Mis muutus 2026. aastal: 36 tundi, mitte 47

Euroopa Kohtu lahendi C-477/21 järel hakkas Tööinspektsioon 2024. aastast nõudma, et igapäevane ja iganädalane puhkeaeg antaks järjestikku: summeeritud arvestuses 11 + 36 = 47 tundi. 13. veebruaril 2026 jõustunud töölepingu seaduse § 52 lõige 4 taastas varasema praktika: iganädalane järjestikune puhkeaeg hõlmab igapäevast puhkeaega. Graafikuga töö puhul piisab nüüd 36 tunnist järjest, tavalise tööaja arvestuse korral 48 tunnist.

Kui leiad vanemast juhendist 47 tunni reegli, on see 2026. aasta veebruarist aegunud. Miinimumid on siiski miinimumid: tervem graafik annab nädalas kaks vaba päeva järjest.

Kas salong vajab summeeritud tööaja arvestust?

Kui spetsialisti tööpäevad on eri pikkusega või vabad päevad liiguvad nädalast nädalasse, kasutatakse tavaliselt summeeritud tööaja arvestust. See tuleb töötajaga kokku leppida ning töötaja peab teadma arvestusperioodi pikkust. Kui keegi töötab alati esmaspäevast reedeni 8 tundi, on tegemist tavalise arvestusega ja laupäevane lisapäev on ületunnitöö, mitte graafiku osa.

Ületunnitööd ei saa ette planeerida. Summeeritud arvestuses selgub see perioodi lõpus: kui kokkulepitud tunnid on täis, on iga lisatund ületund ja see tuleb hüvitada.

Kuidas töögraafik samm-sammult koostada?

1. Arvuta kuu normtunnid. Täistööajaga töötajal on norm tööpäevade arv × 8 tundi. Näiteks 2026. aasta novembris on 21 tööpäeva ehk 168 tundi. Osalise tööajaga töötajal arvuta sama osa lepingus kokkulepitud tundidest. Riigipühad ja lühendatud tööpäevad arvesta eraldi.
2. Vaata, millal kliendid tulevad. Võta broneeringute ajaloost nädalapäevade ja kellaaegade koormus. Tihti on õhtud ja laupäevad täis, teisipäeva hommik aga mitte. Graafik peaks katma nõudluse, mitte lihtsalt lahtiolekuaja.
3. Pane paika vahetuste tüübid. Kaks või kolm korduvat vahetust on lihtsam kui iga päev uus kellaaeg. Näiteks hommik 9.00-17.30 ja õhtu 11.30-20.00, mõlemas 8 töötundi ja 30-minutiline vaheaeg.
4. Koosta igale spetsialistile püsiv nädalarütm. Püsivat rütmi suudavad meeles pidada nii kolleegid, kliendid kui ka süsteem. Kahenädalase rütmi korral kirjuta välja mõlemad nädalad.
5. Kontrolli puhkeaega vahetuste vahel. Kõige sagedasem viga on õhtune vahetus, millele järgneb varajane hommik. Kui õhtu lõpeb kell 20.00, võib järgmine vahetus alata kõige varem kell 7.00.
6. Märgi kõik erandid. Puhkused, koolitused, haigused ja kinnine aeg (koristus, inventuur, sotsiaalmeedia) peavad olema graafikus, mitte vestluses.
7. Tee graafik teatavaks kokkulepitud ajal. Pane kirja oma reegel, näiteks „järgmise kuu graafik saadetakse viis tööpäeva enne kuu algust“, ja pea sellest kinni. Hilisem muudatus on võimalik töölepingus kokkulepitud tingimustel või töötaja nõusolekul.
8. Võrdle kuu lõpus plaani ja tegelikkust. Kas tunnid jäid normi piiresse? Kas tekkis ületunde või alatunde? Summeeritud arvestuses on see arvestusperioodi lõpus kohustuslik vaade.

Näidisgraafik: kaks meistrit, salong avatud E-L 9.00-20.00

Vahetused: H = 9.00-17.30, Õ = 11.30-20.00 (mõlemas 8 töötundi ja 30 minutit vaheaega).

Mida sellest näidisest kontrollida:

• Igapäevane puhkus: lühim üleminek õhtult hommikule on Anna reedest laupäeva (20.00-st 9.00-ni) ehk 13 tundi, seega 11 tunni nõue on täidetud.
• Iganädalane puhkus: Annal on kaks pausi, laupäeva 17.30-st esmaspäeva 9.00-ni ja kolmapäeva 20.00-st reede 11.30-ni, kumbki 39,5 tundi. Summeeritud arvestuse 36 tundi on täidetud, kuid 48 tundi järjest ei ole. Tavalise tööaja arvestusega töötajale see näidis ei sobi: talle tuleb anda näiteks laupäev ja pühapäev järjest vabaks.
• Kate: neljapäeval 17.30-20.00 ja reedel 9.00-11.30 ei ole kedagi tööl. Need ajad ei ole veebis broneeritavad ja see on teadlik otsus, mitte viga. Kui just neil aegadel on nõudlust, vajab salong kolmandat inimest või teistsugust rütmi.
• Kaks inimest korraga: 11.30-17.30 on mõlemad tööl. Kui ruumis on üks töökoht, ei saa kaks meistrit samal ajal kliente võtta; vaata, kuidas topeltbroneeringuid ruumi ja seadme tasemel vältida.

Miks graafik peab juhtima ka veebibroneeringut?

Iga graafikusse märgitud tund on tund, mida klient saab veebis broneerida. Kui graafik ja tegelikkus lähevad lahku, maksab selle kinni administraator. Lahkuminekud on alati samad: spetsialist võttis kaks päeva vabaks, aga keegi ei märkinud seda süsteemi, ja veeb müüb aja maha. Koolitus on kalendris meelespea kujul, mitte kinnise ajana, ja veeb müüb aja maha. Uue töötaja nädalat pole sisestatud ja veeb ei paku tema aegu üldse.

Seetõttu tasub hoida üht reeglit: iga erand läheb sinna, kus on graafik. Tervita vabade aegade arvutus arvestab spetsialisti tööaega, olemasolevaid broneeringuid ja kinnitatud erandeid, seega jõuab erand kohe ka broneerimislehele. Seda, kui palju ette või kui hilja klient broneerida saab, reguleerivad eraldi broneerimise seaded.

Kuidas töögraafik Tervitas sisestada?

Tervitas on spetsialistide graafikul oma leht Graafikud. Töötaja graafiku redaktoris on kolm vahekaarti:

• Fikseeritud graafik režiimis Kindlad päevad: igal nädalapäeval oma algus- ja lõpuaeg ning soovi korral lõunapaus. Ülaltoodud näidise saab sisestada just nii, sest Anna esmaspäev ja kolmapäev võivad olla eri kellaaegadega.
• Fikseeritud graafik režiimis Vahetustega graafik: korduv tsükkel, näiteks 2 tööd / 2 vaba, ühise algus- ja lõpuajaga ning tsükli alguskuupäevaga.
• Kalender: eraldi kellaajad või puhkepäev mis tahes kuupäevale, kui tööajad muutuvad nädalast nädalasse.
• Puhkus: pikem äraolek tüübiga Puhkus, Haigusleht, Palgata, Koolitus, Blokeering või Muu.

Kuuvaates näed iga töötaja kohta selle kuu tööpäevade ja planeeritud tundide arvu, mida saab võrrelda kuu normtundidega. Täpsed sammud on graafikute ja vahetuste juhendis, rollid töötajate ja rollide juhendis.

Mida Tervita sinu eest ei tee: ta ei kontrolli puhkeaja nõudeid, ei hoiata, kui kahe vahetuse vahele jääb üheksa tundi, ega arvuta ületunde või öötöö lisatasu palgaarvestuse jaoks. Kuus planeeritud tunnid on plaan, mitte tegelikult töötatud aja arvestus. Eraldi vahetuse vahetamise taotlust, mille töötaja ise esitaks, ei ole: muudatuse teeb see, kellel on õigus graafikut muuta. Vastutus puhkeaja ja arvestusperioodi eest on tööandjal.

Kuidas käsitleda muudatusi, mis tulevad niikuinii?

Ükski salongi graafik ei pea kuu aega muutumatuna vastu. Oluline on, et muudatus jõuaks kõigi kolme osapooleni: töötajani, kalendrini ja kliendini.

Haigestumise korral märgi erand, vaata üle sellele päevale juba broneeritud kliendid ja paku neile ise uus aeg või teine spetsialist. Ära jäta seda kliendi avastada. Kui aeg tuleb ümber tõsta, on päevavaates lihtsam tõsta broneering teise tulpa või teisele kellaajale kohe, kui kirjutada see üles ja hiljem uuesti sisestada.

Kui kaks kolleegi vahetavad vahetusi, kehtib sama reegel: muudatus loeb siis, kui see on graafikus. Kontrolli ka uut paari puhkeaja suhtes, sest vahetuse vahetamine on tüüpiline koht, kus õhtusele vahetusele järgneb varajane hommik. Kui kahtled, kas mõni muster on lubatud, küsi Tööinspektsiooni nõustamisest, mitte tarkvara seadistusest.

Mida teha esimese kahe nädala jooksul?

Kui graafik on seni elanud paberil või peas, ei pea kõike korraga ümber tegema.

• Nädal 1. Sisesta kõigi spetsialistide püsiv nädal ja järgmise kuu teadaolevad puhkused. Võrdle broneerimislehte tegelikkusega ühel tavalisel päeval.
• Nädal 2. Lisa klienditööväline aeg kinnise ajana ja lepi kokku, kes muudatusi teeb. Saada järgmise kuu graafik välja oma kokkulepitud tähtajaks ja vaata, kui palju küsimusi selle peale tuleb.

Kui pärast kahte nädalat kaob küsimus „kas ta on homme tööl?“ vestlusest ja on kalendris näha, on graafik oma töö teinud. Sama loogikaga tasub üle vaadata ka mitteilmumiste vähendamine, sest tühjaks jäänud tund maksab sama palju kui valesti planeeritud tund. Kui meistri tasu sõltub töötundidest või käibest, aitab juuksuri palga arvutamise juhend siduda graafiku ja palgamudeli.

Kui jagad spetsialiste kabinetide vahel, kasuta füsioteraapiapraksise töövoogude ülevaadet, et kontrollida töögraafiku ja broneeritavate aegade seost. Vaata broneeritavate spetsialistide hinda eraldi administraatorite arvust.

Korduma kippuvad küsimused

Kui pikk peab olema puhkus kahe vahetuse vahel?

Vähemalt 11 tundi järjest iga 24 tunni jooksul. Õhtuse vahetuse järel, mis lõpeb kell 20, ei saa järgmine vahetus alata enne kella 7.

Kas iganädalane puhkeaeg on 36 või 47 tundi?

Alates 13. veebruarist 2026 hõlmab iganädalane järjestikune puhkeaeg ka igapäevast puhkeaega (TLS § 52 lg 4). Summeeritud arvestuse korral piisab 36 tunnist järjest, tavalise arvestuse korral 48 tunnist. 47 tunni tõlgendus kehtis 2024. aastast kuni selle muudatuseni.

Mitu päeva ette peab graafiku teatavaks tegema?

Seadus ei määra ühtset päevade arvu. Tööandja peab ütlema, millal ja kuidas graafik teatavaks tehakse, ning sellest kinni pidama. Juba teatavaks tehtud graafikut saab muuta töölepingus kokkulepitud tingimustel või töötaja nõusolekul (TLS § 6 lg 6, § 47 lg 4).

Kuidas ületunde hüvitatakse?

Vaba ajaga samas mahus või, kui nii on kokku lepitud, rahas 1,5-kordse töötasuga. Summeeritud arvestuses selguvad ületunnid arvestusperioodi lõpus.