Pāreja uz jaunu pierakstu sistēmu: no Excel vai citas programmas bez pazaudētiem klientiem

Īsā atbilde: vispirms saglabājiet neskartu vecās tabulas vai sistēmas eksportu, tad iestatiet jaunajā sistēmā pakalpojumus, meistarus un darba laiku, pārnesiet aktīvos klientus un tuvāko nedēļu pierakstus. Izvēlieties vienu konkrētu pārejas brīdi, pēc kura vecā sistēma paliek tikai lasīšanai, un tajā pašā dienā nomainiet pieraksta saiti visur, kur klienti to redz. Tervitā datus pārnes mūsu komanda pēc pieprasījuma, nevis ar vienu klikšķi: no Anolla klientus, pakalpojumus, grafikus un pierakstus, no citām sistēmām vai Excel klientu sarakstu.

Pāreja biedē ne jau jaunās programmas dēļ. Biedē doma, ka rīt klients ieradīsies uz laiku, kas palika vecajā tabulā. Tāpēc šajā rakstā ir nevis funkciju saraksts, bet secība: kas jāpārnes pirmajā dienā, kas var palikt arhīvā un kā nepieļaut divus dzīvus kalendārus.

Kad Excel vai burtnīca vairs netiek līdzi?

Pieraksti Excel vai Google izklājlapā ir labs sākums vienam meistaram. Problēmas sākas, kad tabulai jābūt kalendāram, klientu kartītei, atgādinājumu sarakstam un komandas darba vietai vienlaikus.

Pazīmes, ka laiks pāriet:

• divi cilvēki labo vienu rindu, un nav skaidrs, kura versija ir pareizā;
• dubultu pierakstu novērš ar krāsām, komentāriem vai atsevišķu čatu;
• klienta tālrunis, pakalpojums un nākamā vizīte ir dažādās lapās;
• atgādinājumus sūta tikai tad, ja kāds par tiem atceras;
• visa komanda redz visu failu, lai gan katram vajag tikai savu grafiku;
• klienti var pierakstīties tikai zvanot vai rakstot, jo tiešsaistes pieraksta nav.

Ja pārejat no citas pierakstu programmas, iemesli parasti ir cena, trūkstošas funkcijas vai komisijas. Salīdzināt palīdzēs raksts kā izvēlēties pierakstu sistēmu salonam un, ja šobrīd lietojat Anolla, lapa Tervita un Anolla salīdzinājums.

Kas jāpārnes un kas var palikt arhīvā?

Mērķis nav pārnest pēc iespējas vairāk rindu. Mērķis ir, lai pirmajā dienā katrs klients ierastos pareizajā laikā un komanda uzticētos vienam kalendāram.

Visvairāk riska ir nākotnes pierakstos: kļūda rītdienas pierakstā skar īstu cilvēku, bet piecus gadus veca vizīte startu nebloķē. Arhīvu glabājiet tikai tik ilgi, cik varat pamatot tā vajadzību, un dodiet tam piekļuvi tikai tiem, kam tā tiešām nepieciešama.

Kā eksportēt un sakārtot klientu bāzi?

No Excel vai Google izklājlapām eksportējiet katru nozīmīgo lapu atsevišķi CSV failā un saglabājiet arī oriģinālo failu neskartu. No citas pierakstu programmas izmantojiet tās klientu eksportu; ja to nevarat atrast, pajautājiet vecās sistēmas atbalstam, kur tas ir.

Pirms datus kaut kur sūtāt, sakārtojiet tos:

1. Viena kolonna, viena nozīme. Vārds, uzvārds, tālrunis, e-pasts un piezīme katrs savā kolonnā. Krāsas un apvienotas šūnas nozīmi nepārnes.
2. Tālruņi starptautiskā formātā. Ar valsts kodu un bez atstarpēm, lai atgādinājumi nonāktu pie īstā cilvēka.
3. Dublikāti. Divus ierakstus apvienojiet tikai tad, ja esat pārliecināti, ka tas ir viens cilvēks. Vienāds vārds vēl nenozīmē vienu klientu, un ģimenes locekļiem var būt kopīgs tālrunis.
4. Tikai vajadzīgais. Ja klients nav bijis vairākus gadus un viņa dati jums vairs nav vajadzīgi, padomājiet, vai viņu vispār pārnest.

Klientu dati ir personas dati. Nesūtiet failu grupas čatā un nelieciet to publiskā mapē. Mārketinga ziņām vajag klienta piekrišanu, un tā nerodas tikai tāpēc, ka klients bija vecajā tabulā. Vairāk par to, kas glabājas klienta kartītē, ir palīdzības rakstā klientu dati un piekrišanas.

Ko pārnes Tervitas komanda?

Tervitā nav pogas, kas pati augšupielādē Excel failu un izveido visu klientu bāzi. Tā vietā datus pēc pieprasījuma pārnes mūsu komanda, un tas nav viens klikšķis. No Anolla pārnesam klientus, pakalpojumus, darbinieku grafikus (maiņas) un pierakstus, gan vēsturi, gan nākotnes. No citām sistēmām, Excel vai CSV faila pārnesam klientu sarakstu: vārdu, e-pastu, tālruni, dzimšanas datumu un piezīmes. Pierakstus no citām sistēmām pārnesam tikai individuālā vienošanās kārtībā, un to mēs nesolām.

Kā to sākt:

1. Tervitas sānjoslā atveriet Atbalsts un nospiediet Jauns pieteikums.
2. Uzrakstiet, no kurienes pārejat un aptuveni cik klientu ir. Pašus klientu datus pieteikumā nerakstiet.
3. Mēs atbildēsim, kā droši nodot failu, un pateiksim, ko un kad pārnesīsim.

Ja klientu ir daži desmiti, bieži ātrāk ir ievadīt viņus pašiem. Lapā Pieraksti nospiediet Pievienot pierakstu, laukā Klients ierakstiet vārdu, un, ja tāda klienta vēl nav, atvērsies forma Jauns klients. Tā klients tiek izveidots kopā ar pierakstu. Sīkāk to apraksta palīdzības raksts pirmais pieraksts.

Ko darīt ar jau norunātajiem pierakstiem?

Nākotnes pieraksti ir vissvarīgākā pārejas daļa. Ja to ir nedaudz, ievadiet tos kalendārā ar roku pārejas nedēļā:

1. Sāciet ar tuvākajām dienām un ejiet uz priekšu pa datumiem.
2. Katram pierakstam pārbaudiet meistaru, pakalpojumu, sākuma un beigu laiku un klienta kontaktus.
3. Lūdziet otram cilvēkam salīdzināt tuvākās trīs dienas ar veco sistēmu. Tieši tur kļūdai ir vismazāk laika, lai to pamanītu.
4. Izlemiet par izvēles rūtiņām Nosūtīt e-pastu un Nosūtīt SMS sadaļā Apstiprinājums klientam. Ievadot pierakstu, Tervita pēc noklusējuma klientam nosūta apstiprinājumu, bet klients šo vizīti jau ir saskaņojis. Ja nevēlaties viņu mulsināt, izņemiet atzīmi.

Ja pierakstu ir simtiem vai pārejat nevis no Anolla, pajautājiet mums pirms pārejas datuma izvēles. Vienosimies, ko var izdarīt, nevis apsolīsim to iepriekš.

Pirms ievadāt pierakstus, iestatiet pakalpojumus un darba laiku, citādi kalendārs nezinās, cik ilgi pakalpojums ilgst un kurš meistars ir brīvs.

Paralēlā nedēļa: kā neturēt divus kalendārus

Paralēlais periods šķiet drošs, bet ātri rada jautājumu, kurai sistēmai ticēt. Tāpēc noteikumi ir vienkārši:

• Viens pārejas brīdis. Piemēram, pirmdiena 9:00. Līdz tam jaunus pierakstus pieņem vecajā sistēmā, pēc tam tikai Tervitā.
• Vecās sistēmas atgādinājumi izslēgti. Pārejas brīdī vecajā sistēmā izslēdziet atgādinājumus un apstiprinājumus, citādi klients par to pašu vizīti saņems divus atgādinājumus.
• Vecā sistēma tikai lasīšanai. Pēc pārejas brīža tajā neko nemaina. Ja kāds tomēr ieraksta pierakstu vecajā tabulā, to uzreiz pārnes uz jauno kalendāru un pieraksta, kas un kāpēc to darīja.
• Visas saites vienā dienā. Instagram, Google uzņēmuma profils un mājaslapa pārejas dienā rāda uz jauno pieraksta lapu. Kā to izdarīt, ir aprakstīts rakstā pieraksta poga mājaslapā un Instagram.
• Viens atbildīgais. Ja pirmajā dienā kaut kas nestrādā, lēmumu pieņem viens cilvēks: labot jauno plūsmu vai uz laiku apturēt tiešsaistes pierakstu.

Pirms pārejas izspēlējiet visu ceļu ar saviem kontaktiem: tiešsaistes pieraksts, apstiprinājums, pārcelšana, atcelšana un atgādinājums. Tad jūs redzēsiet to pašu, ko redzēs klients.

Kā informēt klientus?

Lielākā daļa klientu pāreju pamanīs tikai tad, ja kaut kas mainīsies viņu pusē: jauna saite, cits atgādinājuma sūtītājs vai jauna pieraksta lapa. Īss paziņojums novērš jautājumus:

„Sākot no pirmdienas, pierakstāmies pa jaunu saiti: saite. Jūsu jau norunātās vizītes paliek spēkā, nekas nav jādara.”

Ielieciet šo tekstu Instagram stāstā, piespraustā ierakstā un, ja klienti jums raksta, atbildes veidnē. Ja kāds tomēr pieraksta pa veco ceļu, pārnesiet pierakstu paši un atbildiet ar jauno saiti.

Pārejas plāns pa nedēļām

1. Pirmā nedēļa. Izveidojiet kontu, iestatiet pakalpojumus, darbiniekus un darba laiku. Saglabājiet neskartu veco eksportu. Ja vajag, uzrakstiet mums par klientu pārnešanu.
2. Otrā nedēļa. Klienti ir jaunajā sistēmā. Izspēlējiet pierakstu ar saviem kontaktiem un ar katru komandas lomu. Izvēlieties pārejas brīdi.
3. Pārejas nedēļa. Ievadiet nākotnes pierakstus, nomainiet saites, informējiet klientus. Vecā sistēma kļūst tikai lasīšanai.
4. Pēc pārejas. Nedēļu salīdziniet tuvākās dienas ar arhīvu, tad atsakieties no vecās sistēmas abonementa.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai Tervitā var pašam augšupielādēt Excel failu ar klientiem?

Nē, pašapkalpošanās importa Tervitā šobrīd nav, un tas nav viens klikšķis: pārnesi veic mūsu komanda pēc pieprasījuma. No Anolla pārnesam klientus, pakalpojumus, darbinieku grafikus (maiņas) un pierakstus, gan vēsturi, gan nākotnes. No citām sistēmām vai no Excel un CSV faila pārnesam klientu sarakstu: vārdu, tālruni, e-pastu, dzimšanas datumu un piezīmes. Mazu sarakstu var ievadīt arī ar roku.

Vai tiks pārnesta vizīšu vēsture?

No Anolla vizītes pārnes mūsu komanda kopā ar pierakstiem. No citām sistēmām vai Excel to nesolām: droši pārnesam klientu sarakstu, bet vecās vizītes un rēķinus glabājiet vecās sistēmas eksportā kā arhīvu, kuram piekļūst tikai tie, kam tas tiešām vajadzīgs.

Kas notiek ar jau norunātajiem pierakstiem?

No Anolla nākotnes pierakstus pārnes mūsu komanda. No citām sistēmām tos pārnesam tikai individuāli vienojoties un to nesolām, tāpēc tuvāko nedēļu pierakstus parasti ievada kalendārā ar roku pārejas nedēļā, sākot ar tuvākajām dienām. Ievadot ar roku, vecajā sistēmā izslēdziet atgādinājumus, lai klients tos nesaņemtu divreiz. Ja nākotnes pierakstu ir daudz, pajautājiet mums pirms pārejas datuma izvēles.

Cik ilgi turēt abas sistēmas paralēli?

Ne ilgāk par vienu nedēļu, un jaunus pierakstus pieņemiet tikai vienā no tām. Vecā sistēma vai tabula pēc pārejas brīža paliek tikai lasīšanai.

Kā sākt

Tervitā ir 14 dienu bezmaksas izmēģinājums, un ar to pietiek, lai iestatītu pakalpojumus, izspēlētu pierakstu un izvēlētos pārejas datumu. Cena ir 11 eiro mēnesī par katru rezervējamo speciālistu, ne vairāk kā 88 eiro mēnesī, bez PVN; sīkāk cenu lapā. Izveidojiet kontu un sāciet ar pakalpojumiem un darba laiku, bet klientu pārnešanu pieteiciet, kad būsiet gatavi.