Счета клиентам, налоговые коды и бухгалтерские экспорты

Эта статья - про счета, которые вы выставляете своим клиентам, налоговые коды НДС и бухгалтерские экспорты. Это не про подписку вашей клиники на Tervita - об этом статья Подписка Tervita.

Цены уже включают НДС

При задании цены услуги поле называется Цена с НДС (€) - вы вводите сумму, которую фактически платит клиент, а соседнее нередактируемое поле Без НДС (€) показывает сумму до вычета НДС, как только выбран налоговый код. При онлайн-записи клиент всегда видит именно цену с НДС.

Счета

Откройте Счета в боковом меню. Страница переключается между двумя видами:

Счета - нажмите Создать счёт, чтобы открыть форму. Поле Клиент (необязательно) так и работает: необязательно. Чтобы выставить счёт тому, кто не является клиентом, оставьте поле пустым и заполните реквизиты получателя ниже (юридическое название обязательно; регистрационный код, номер НДС и адрес - нет, если только получатель не компания, см. ниже). Счёт, выставленный без клиента, никогда не появится на карточке этого человека и не учитывается в лояльности и в суммах по клиенту. Укажите Дата выставления, Срок оплаты и Дата поставки, затем добавьте строки через поле Услуга или товар - оно показывает ваши активные услуги и продаваемые товары из склада в двух группах; выбор заполняет описание, цену клиента (с НДС, как на кассе) и налоговый код строки, либо выберите произвольную позицию, чтобы ввести своё. Выставление счёта никогда не списывает склад - это делает только продажа на кассе. После сохранения счёт получает статус: Черновик, Ожидает, Оплачен, Просрочен или Отменён.
Чеки - список чеков, созданных из продаж на кассе, только для просмотра; кнопки создания здесь нет. Колонка Оплата показывает, чем оплачен каждый чек (у оплаты через Stebby рядом указан и код, например «Stebby €40.00 (код STB-1001)»). Как и на вкладке Счета, кнопка Экспорт в CSV вверху страницы открывает фильтры - С, По, Статус и Способ оплаты: они сужают список и его CSV, например до чеков со Stebby, когда вы сверяете выплаты Stebby. Сводка «5 чеков · €324.00» стоит справа от переключателя Счета / Чеки. Чеки и счета считаются отдельно: каждая продажа в кассе получает чек, а счёт создаётся только тогда, когда к продаже привязан клиент, поэтому чеков обычно больше, чем счетов. В списке Счета у счёта, созданного кассой при оплате через Stebby, код показан под способом оплаты.

Некоторые счета отмечены меткой Кредит-нота - это документы-корректировки к ранее выставленному счёту; выпущенные документы никогда не редактируются и не удаляются задним числом, их можно только отменить или скорректировать.

В открытом счёте доступны действия Отметить как оплаченный, Отменить счёт, Скачать PDF, Печать, а также скачивание UBL / Peppol XML для бухгалтерских систем e-invoicing - само скачивание такого XML никуда его не отправляет, для доставки нужна интеграция с бухгалтерией или сертифицированный Access Point. В списке счетов можно фильтровать по дате и статусу и нажать Экспорт в CSV, в том числе сразу для выбранной группы счетов.

Счёт компании

Если у получателя заполнен регистрационный код или номер НДС, поле адреса становится обязательным и меняет название на Юридический адрес, а рядом появляется список Страна, заранее заполненный страной вашей клиники. Эстонское законодательство требует адрес и страну для счёта компании, и база данных Tervita откажется выставить счёт без них.

Язык счёта

PDF счёта можно напечатать на семи языках: English (английский), Eesti (эстонский), Русский, Latviešu (латышский), Lietuvių (литовский), Română (румынский) и Български (болгарский). От языка зависят подписи, даты и суммы в документе; названия, описания строк и примечания, которые вы вводите сами, печатаются как есть.

Язык счетов по умолчанию - задаётся в разделе Данные компании бокового меню (группа Организация), в карточке Счета. У клиник, которые уже работали в Tervita, по умолчанию английский. Новая клиника начинает с языка своей страны - Эстония: эстонский, Латвия: латышский, Литва: литовский, Румыния: румынский, Болгария: болгарский, любая другая страна: английский - пока кто-нибудь не выберет язык по умолчанию; после выбора смена страны его уже не меняет.
Отдельный счёт на другом языке - в форме Создать счёт выберите его в поле Язык документа. Без клиента поле начинается с языка по умолчанию. Когда вы выбираете клиента, оно переключается на язык этого клиента: сохранённый в карточке клиента, а если его там нет, на Язык клиента по умолчанию из профиля страны клиники - тот же, на котором уходят подтверждения записи и напоминания. Перед сохранением можно выбрать любой другой язык; если в карточке клиента сохранён язык, форма покажет его и предложит вернуть одним нажатием. Например, чтобы отправить счёт на латышском, выберите там Latviešu.
У черновика язык ещё можно поменять. После выставления счёт навсегда сохраняет свой язык, как и всё остальное в выставленном документе; в открытом счёте видно его Язык документа.
Кредит-нота (в том числе та, что Tervita создаёт при отмене счёта) печатается на языке счёта, который она исправляет. Счета, выставленные до появления выбора языка, печатаются на английском, как и их кредит-ноты.
При отправке счёта по почте во вложении тот же PDF на том же языке. Текст письма пишется на языке клиента, как подтверждения записи и напоминания: на языке из карточки клиента, а если его нет, на Языке клиента по умолчанию клиники. Поэтому если счёт напечатан на другом языке, текст письма и PDF могут различаться.

Если выставление или отправка не удались

Tervita точно объясняет, что не так, и что исправить:

Не хватает реквизитов компании - не заполнены юридическое название, адрес или страна вашей клиники: заполните их в разделе Данные компании бокового меню (группа Организация).
Не хватает названия получателя - укажите в счёте юридическое название получателя.
Получатель-компания без адреса или страны - раз указан регистрационный код или номер НДС, в счёте нужны ещё адрес и страна получателя.
Не хватает даты поставки - добавьте дату, когда услуга была фактически оказана.
У локации нет юрлица или нумерации - у локации этого счёта не настроено юрлицо или нумерация счетов; проверьте это в настройках локаций.
Некорректная строка или ставка налога - в одной из строк неверная сумма или ставка налога другого юрлица; выберите ставку заново, сохраните и выставьте счёт.
Счёт изменили в другой вкладке - его выставили или отменили в другом месте; обновите страницу и попробуйте снова.
Отправка письма может не получиться и сама по себе: отправка email выключена (включите её в разделе Коммуникации → Доставка), достигнут часовой или дневной лимит писем, не удалось сформировать PDF, это демо-аккаунт, отправка приостановлена для вашего аккаунта, почтовый сервис недоступен, почтовый сервер отклонил адрес, или у вас нет прав на отправку счетов.

Если счёт выставлен, но письмо не отправилось, сообщение Tervita скажет об этом прямо - в этом случае кнопка Отправить ещё раз только повторяет отправку письма, а не выставляет счёт заново.

Налоговые коды и настройки по умолчанию для страны

Откройте Налоги в боковом меню (сама страница называется «Бухгалтерия»). Баннер напоминает, что Tervita не определяет НДС и не заменяет обязательную кассовую систему или учёт счетов - это остаётся за вашим бухгалтером и внешней бухгалтерской или фискальной системой; ссылка Проверить профиль страны ведёт туда, где хранятся страна и юридические данные клиники - в раздел Данные компании бокового меню (группа Организация).

Блок Налоги для вашей страны в один клик предлагает стандартную ставку НДС для вашей страны - создаёт стандартные налоговые коды и назначает их по умолчанию; всё можно донастроить позже.
Если у части услуг, товаров или складских позиций всё ещё легаси-классификация НДС или код не выбран, появляется панель Позиции без реального налогового кода с их количеством, а кнопка Назначить всем применяет выбранный вами код сразу ко всем.
Ниже каждый налоговый код показан отдельной карточкой со ставкой, категорией (Стандартная, Пониженная, Нулевая ставка, Освобождение, Вне сферы НДС, Обратное начисление и другие) и юрисдикцией. Добавить код создаёт новый: код, название, ставка, необязательная привязка к юрлицу, юрисдикция, даты действия и, для освобождений, основание и ссылка на закон. Вывести останавливает дальнейшее использование кода, не трогая уже выпущенные с ним счета - у выпущенного документа налоговые данные зафиксированы и не меняются при последующих изменениях кода.

Бухгалтерский регистр и сводка НДС

В разделе Налоги бокового меню (страница называется «Бухгалтерия») сотрудники с дополнительным финансовым правом видят панель Бухгалтерский регистр и сводка НДС: суммы брутто/нетто/НДС и разбивку НДС по налоговым кодам для выпущенных документов за выбранный период, а также проверку Номерных серий документов для чеков, счетов, кредит-нот и корректирующих чеков. Регистр документов CSV экспортирует все документы; Сводка НДС CSV экспортирует разбивку НДС и заблокирована, пока не решены отмеченные проблемы классификации.

Полезно знать

Это операционный регистр, а не поданная налоговая декларация - перед подачей всегда проверяйте классификации с бухгалтером.
Управлять налоговыми кодами и экспортировать финансовые данные могут не все роли - у части сотрудников эти экраны доступны только для просмотра или не видны вовсе.
Когда пробивать банковский перевод на кассе, а когда выставлять счёт и отмечать его оплаченным, - в статье Оплата после процедуры.