Оплата после процедуры: как провести оплату, чтобы отчёты сходились

Эта статья - порядок действий после визита: как провести оплату любым способом, как исправить ошибку и что проверить в конце дня, чтобы выручка, Структура платежей и сверка Stebby сходились. Все кнопки и поля кассы подробно описаны в статье Касса. Имена и суммы в примерах условные.

Главное правило

В отчёты попадают только деньги, проведённые одним из двух способов:

1. Через кассу - запись → Отправить в кассу → способ оплаты → Пробить.
2. Через счёт, который потом отмечен Оплачен.

Если визит прошёл, а запись так и осталась Подтверждено, для отчётов это €0: само посещение выручкой не считается.

• Каждая продажа в кассе получает чек, а счёт - только продажа с привязанным клиентом. Продажа Без записи - это чек без счёта, поэтому чеков (вкладка Чеки) обычно больше, чем счетов, и это правильно.

Три привычки, которые снимают почти все расхождения:

• Начинайте с записи, а не с пустой кассы. Тогда визит закроется, выручка запишется на специалиста, а онлайн-предоплата подставится сама.
• Проверяйте способ оплаты. В кассе сначала всегда стоит Наличные - до того, как нажмёте Пробить, выберите плитку нужного способа.
• Один визит - одна оплата. Не создавайте отдельный счёт за визит, который уже пробит на кассе: выручка посчитается дважды.

Наличные или карта

Главный путь на каждый день.

1. Откройте Сегодня или Бронирование и нажмите на запись клиента.
2. Нажмите Отправить в кассу. Окно превратится в кассу: клиент и услуги записи уже в корзине.
3. Проверьте корзину. Нужно добавить товар или ещё одну услугу - нажмите Добавить ещё услуги под корзиной (ссылки К товарам в этом окне нет), выберите позиции и нажмите Пробить внизу: откроется оплата, деньги при этом ещё не списываются.
4. Под итогами, в блоке Оплата, выберите плитку способа, которым клиент платит на самом деле: большую Карта сверху или маленькую Наличные.
5. Наличные - сначала возьмите деньги. Карта - проведите оплату на терминале и дождитесь одобрения: Tervita с терминалом не связана, Карта в ней - только отметка о способе оплаты.
6. Нажмите кнопку внизу окна - она называется, например, Пробить €60.00 · Карта.
7. Появится чек. Нужна бумага или PDF - Печать / Сохранить PDF, затем Готово.
8. Вы снова в окне записи, кнопок оплаты больше нет - визит закрыт. В календаре запись станет Оплачено, деньги уже в отчётах.

Полезно знать

• Нет кнопки Отправить в кассу? Запись ещё Ожидает подтверждения - сначала нажмите Подтвердить запись.
• После Пробить пропала связь или появилась ошибка? Не нажимайте второй раз. Откройте Касса → Последние продажи (на телефоне - вкладка История) и проверьте, появился ли чек.
• Способы оплаты выглядят одинаково на странице Касса, в окне записи и на телефоне - отличается только то, откуда вы начали. Продажа, пробитая со страницы Касса, визит не закроет и выручку на специалиста не запишет. Если клиент был записан, всегда начинайте с записи.

Stebby: вся сумма через Stebby

Stebby - отдельная система. Деньги списываются в кассе Stebby (Cashier) в вашем партнёрском аккаунте Stebby, а в Tervita вы только записываете, как клиент заплатил. Tervita с Stebby не связана и ничего там не списывает, поэтому делайте обе части сразу, одну за другой.

В Stebby

1. Откройте партнёрский аккаунт Stebby и его кассу (Cashier).
2. Попросите у клиента документ и найдите его по личному коду (isikukood). Сверьте имя с документом.
3. Выберите услугу, проверьте сумму и нажмите Maksa.

В Tervita

4. Откройте запись клиента и нажмите Отправить в кассу.
5. Под итогами выберите плитку Stebby. Появится поле Код Stebby.
6. Если Stebby показал номер операции, впишите его. Поле необязательное, но по нему гораздо проще сверять выплаты Stebby.
7. Нажмите Пробить €60.00 · Stebby, затем Готово. В чеке способ оплаты - Stebby, запись станет Оплачено.

Полезно знать

• Названия кнопок в Stebby зависят от языка его интерфейса: на эстонском это Maksa и Märgi kasutatuks, на английском - Pay и Mark as used.
• Нет плитки Stebby? По умолчанию Stebby выключен у всех клиник. Включает его владелец или офис-менеджер: Данные компании в боковом меню (группа Организация) → карточка Касса → Принимаем Stebby. Переключатель сохраняется сразу, нажимать после него ничего не нужно. Карточка показывается клиникам в Эстонии, Латвии и Литве, а также любой клинике, где Stebby уже включён. На странице Настройки записи этого переключателя больше нет.
• В Код Stebby никогда не пишите личный код клиента - только номер операции или код билета.
• Проверьте код до Пробить: после продажи его в Tervita уже не изменить.
• Потом код видят сотрудники: в Чеки в колонке Оплата («Stebby €60.00 (код STB-1001)»), в списке счетов под способом оплаты, в просмотре счёта на экране (в печать счёта он не попадает) и строкой Код Stebby на чеке на экране. На печатный чек клиента он не попадает.
• Номера операции нет под рукой? Оставьте поле пустым и пробивайте. Операцию потом можно найти в Stebby: Finances → Sale transactions, по дате, клиенту и сумме.
• Stebby не пропускает оплату (у клиента нет аккаунта, услуга не компенсируется работодателем)? В Tervita ничего не пробивайте, пока не договоритесь с клиентом, как он платит. Если не хватает только баланса - смотрите следующий раздел.

Stebby и доплата картой или наличными

Если баланса Stebby не хватает на всю услугу, возможны два пути. Клиент пополняет свой личный баланс Stebby и платит всё через Stebby - тогда действуйте как в разделе выше. Или часть платит Stebby, а остаток клиент доплачивает на месте - в Tervita это одна продажа с двумя строками оплаты.

В справке Stebby для ручной кассы частичная оплата не описана, и мы не можем подтвердить, как именно касса Stebby показывает, какую часть она покрывает. До первого такого клиента уточните у Stebby (info@stebby.eu), как провести частичную оплату в вашей кассе Stebby.

Пример: услуга €60, Stebby покрывает €40, клиент доплачивает €20 картой.

1. В кассе Stebby найдите клиента, проверьте документ и проведите часть Stebby - €40. Заранее скажите клиенту, сколько он доплатит.
2. В Tervita откройте запись и нажмите Отправить в кассу.
3. Выберите плитку Stebby, затем нажмите Разделить оплату в заголовке блока Оплата. Первой строкой останется Stebby на всю сумму.
4. Уменьшите строку Stebby до суммы, которую списал Stebby: 40. Внизу появится Осталось €20.00.
5. Если есть номер операции, впишите его в Код Stebby этой строки.
6. Нажмите Добавить способ оплаты. Новая строка - Карта на €20. Клиент доплачивает наличными - смените её на Наличные.
7. Проведите €20 на терминале. Надпись Сумма сходится - всё верно.
8. Нажмите Пробить €60.00 · Разделённая оплата. В чеке видны обе части с суммами, например «Stebby €40.00 + Карта €20.00»; чек печатается на языке клиники.

Полезно знать

• Пробить не сработает, пока не появится Сумма сходится. «Осталось €…» - вы ввели меньше суммы чека, «Излишек €…» - больше.
• Доплата не прошла (карта отклонена, у клиента нет денег)? В Tervita ничего не пробивайте. Отменить часть Stebby может только сам Stebby - сразу напишите на info@stebby.eu.

Билет Stebby, купленный заранее

Клиент купил билет в Stebby и пришёл с кодом билета. По правилам Stebby деньги поступают на ваш счёт продаж в Stebby только после того, как билет отмечен использованным. Просроченный билет пропадает из кассы Stebby, и денег по нему не будет, поэтому проверяйте срок билета уже при записи.

1. В кассе Stebby найдите билет по коду билета (или клиента по личному коду) и проверьте документ.
2. Нажмите Märgi kasutatuks («отметить как использованный»).
3. В Tervita откройте запись → Отправить в кассу → плитка Stebby.
4. В Код Stebby впишите код билета.
5. Нажмите Пробить €60.00 · Stebby, затем Готово. Запись станет Оплачено.

Билет покрывает не всю услугу - остаток проведите через Разделить оплату, как в разделе выше. Цена билета не совпадает с ценой услуги в Tervita, а доплаты нет - не пробивайте наугад, спросите владельца или офис-менеджера.

Банковский перевод

Деньги уже на счёте

1. Убедитесь, что перевод действительно пришёл.
2. Откройте запись → Отправить в кассу → плитка Банковский перевод.
3. Нажмите Пробить €60.00 · Банковский перевод, затем Готово. Запись станет Оплачено.

Оплата позже или счёт на фирму

1. Откройте запись и нажмите Выставить счёт. Кнопка сменится на Подтвердить и выставить счёт - нажмите её. Откроется черновик счёта.
2. Проверьте получателя и строки. Счёт на фирму - нажмите Изменить и заполните реквизиты компании.
3. Выставьте счёт. Есть почта клиента - Выставить и отправить: клиент получит счёт в PDF. Почты нет - Выставить счёт, затем скачайте PDF и передайте клиенту.
4. Статус счёта - Ожидает оплаты, запись в календаре - Счёт выставлен. Этих денег в выручке пока нет.
5. Когда деньги пришли на счёт студии: Счета → откройте счёт → Отметить как оплаченный.
6. Статус станет Оплачен, сумма попадёт в выручку, запись в календаре - Оплачено.

Запомните про счета

• Выручка по счёту считается по дате выставления счёта, а не по дню оплаты. Счёт от 28 октября, деньги пришли 3 ноября - сумма будет в октябре.
• Оплаченные счета не попадают в раздел Структура платежей: у счёта нет способа оплаты. Там только оплаты через кассу.
• Статус Оплачен снять нельзя. Отметили не тот счёт - только Отменить счёт: запись вернётся в прежний статус, и счёт выставляется заново из записи кнопкой Выставить счёт.
• Роль Сотрудник счета не видит. Если сотрудник нажмёт Выставить счёт, счёт сразу получит статус Ожидает оплаты со сроком 14 дней, а отметить оплату сможет только владелец, офис-менеджер или бухгалтер.
• Не пробивайте Банковский перевод на кассе «заранее», пока деньги не пришли.

Онлайн-предоплата и подарочные карты

Онлайн-предоплата

Клиент внёс предоплату при онлайн-записи (как её настроить - в статье Онлайн-предоплата). Когда вы пробиваете визит из записи, касса сама разделит оплату на две строки:

1. Оплачено онлайн - на сумму предоплаты, например €20.
2. Остаток, €40 - сначала там стоит Наличные. Поменяйте на то, чем клиент доплачивает на самом деле, например Карта.
3. Надпись Сумма сходится - нажмите Пробить €60.00 · Разделённая оплата.

Предоплата подставляется только при оплате из записи. На пустой кассе её нет - и клиент заплатил бы дважды.

Подарочная карта

1. Выберите плитку Подарочная карта - откроется разделённая оплата.
2. Впишите код карты и нажмите Проверить. Касса покажет баланс.
3. Баланса хватает - нажмите Пробить €60.00 · Разделённая оплата. Не хватает - сумма строки уменьшится до баланса карты; остаток добавьте второй строкой через Добавить способ оплаты.

После оплаты появилось Продажа завершена, но: …? Оплата записана, а с карты деньги не списались. Сообщите владельцу или офис-менеджеру: эту сумму нужно списать с карты вручную на странице Подарочные карты → Проверить или списать.

Продажа подарочной карты и последующая оплата ею услуги - две разные продажи, и обе входят в показатель Выручка. Как отражать это в бухгалтерии, решите с бухгалтером.

Ошибки и как их исправить

Tervita ничего не удаляет: ошибку исправляют документом - возвратом или отменой счёта. Сами деньги клиенту вы возвращаете вне Tervita: наличными из кассы, на карту через терминал, через Stebby.

Возврат по чеку

1. Откройте Касса → Последние продажи (на телефоне - вкладка История). Чек не за сегодня - переключите период на 7 дней или 30 дней или выберите дату.
2. Найдите чек и нажмите Возврат.
3. По умолчанию отмечены все позиции на полное количество - снимите лишнее или уменьшите количество, если возвращаете часть.
4. Впишите Причина возврата - без неё возврат не пройдёт.
5. Посмотрите блок Как возвращаются деньги. Tervita записывает возврат на способы оплаты этого чека в постоянном порядке: сначала наличные, потом карта и остальные, Stebby последним. У строки наличных написано Выдайте клиенту из кассы, у строки Stebby - Возвращает Stebby; часть по карте или переводу возвращайте сами, через терминал или банк. Выбрать другой способ возврата нельзя.
6. Нажмите Вернуть €18.00.
7. Исходный чек получит статус Частичный возврат или Возврат, рядом появится строка возврата с минусом. Верните деньги клиенту так, как показал блок.

Если в блоке есть строка Stebby с пометкой Возвращает Stebby, эту часть клиенту возвращает сам Stebby: напишите на info@stebby.eu имя клиента, услугу, сумму и дату покупки. Окно напомнит об этом. Деньги вернутся на баланс клиента в Stebby, а не наличными.

Если чек оплачен подарочной картой, при возврате эта сумма на карту сама не зачисляется - решите с владельцем, как её вернуть.

Пример: чек €60 (массаж €42 и масло €18) оплачен Stebby €40 и наличными €20. Возврат масла, €18, целиком придётся на наличные - выдайте их из кассы, писать в Stebby не нужно. Возврат массажа, €42, разделится: €20 наличными из кассы и €22 через Stebby. Может ли Stebby вернуть только часть операции, уточните у info@stebby.eu.

Возврат уменьшает выручку в день возврата, а не в день исходной продажи.

Частые ошибки

Никогда не создавайте второй счёт за визит, который уже пробит на кассе, - выручка посчитается дважды.

Кто что может. Возврат доступен всем четырём готовым ролям, включая Сотрудника. Отменить счёт и Отметить как оплаченный - только ролям с доступом к счетам: Владелец, Офис-менеджер, Бухгалтер. Если в клинике настроены свои роли, права могут отличаться - см. Сотрудники и роли.

Где проверить

Отчёты за день

1. Откройте Отчёты и выберите период Сегодня.
2. В разделе Структура платежей сверьте: Наличные - с деньгами в кассе, Карта - с итогом терминала, Stebby - с операциями в кассе Stebby за день.
3. Учтите, что периоды скользящие: Месяц - это последние 30 дней, а не календарный месяц. Точные даты - внизу страницы в строке «Период».

Счета, отмеченные Оплачен, входят в показатель Выручка, но не в раздел Структура платежей, поэтому сумма в структуре может быть меньше выручки. Чаевые, пробитые на кассе, входят в выручку. Отдельного закрытия смены и Z-отчёта в Tervita нет - наличные сверяйте по разделу Структура платежей. Подробнее о странице - в статье Отчёты.

Сверка Stebby за месяц

1. Откройте Счета и переключитесь на Чеки. В колонке Оплата видно, чем и сколько заплатили по каждому чеку; у оплаты через Stebby рядом указан код - «Stebby €40.00 (код STB-1001)».
2. Нажмите Экспорт в CSV вверху страницы - откроется панель с фильтрами. Сначала задайте даты С и По за нужный месяц - список способов в фильтре строится по выбранному периоду.
3. Выберите Способ оплаты → Stebby. В сводке справа от переключателя Счета / Чеки рядом с итогом появится «из них Stebby: €…». Сверяйте именно эту сумму: в общем итоге чеков есть и наличная или карточная часть разделённых оплат.
4. Нажмите Экспорт в CSV в панели и сравните файл с выгрузкой Stebby (Finances → Sale transactions) по сумме и дате, а если в выгрузке Stebby есть номер операции или код билета - и по коду. В CSV есть сумма по каждому способу оплаты в отдельной колонке и колонка Код Stebby.
5. Посчитайте ожидаемую выплату от Stebby: сумма «из них Stebby» минус комиссия Stebby за тот же период (комиссию возьмите из счёта или выписки Stebby). Если сумма продаж в отчёте Stebby отличается от «из них Stebby», найдите нужную операцию по коду Stebby - он виден в колонке Оплата и в CSV.

Деньги Stebby поступают на ваш счёт продаж в Stebby, а на банковский счёт вы выводите их сами. Комиссию Stebby удерживает при выводе, поэтому в банк придёт меньше, чем «из них Stebby» - сверяйте операции Stebby с чеками Tervita, а не с поступлениями на банковский счёт.

Как учитывается комиссия Stebby. Tervita записывает продажу на полную сумму, которую заплатил клиент, например €60: это выручка клиники, и НДС клиники считается с этой полной суммы. Поэтому не уменьшайте продажу и не вводите комиссию Stebby в кассе. Комиссия - это отдельная покупка у Stebby: он удерживает её, когда вы выводите деньги, и выставляет собственный счёт или выписку за неё. Бухгалтер проводит этот счёт как расход. Логика та же, что у комиссии банка за оплату картой: в кассе €60, а комиссию банк берёт отдельно.

Конец дня: чек-лист

Пять минут перед закрытием:

1. Все прошедшие визиты дня - Оплачено или Счёт выставлен. Видите Завершено - обычно это невыставленный черновик счёта: откройте его и выставьте.
2. Кто не пришёл - отмечен Неявка.
3. Отчёты → Сегодня → Структура платежей: Наличные совпадают с деньгами в кассе.
4. Карта совпадает с итогом терминала за день.
5. Stebby совпадает с операциями в кассе Stebby за день.
6. В Последние продажи нет двойных чеков.
7. Счета со статусом Ожидает оплаты: пришедшие переводы отмечены через Отметить как оплаченный.

У роли Сотрудник нет разделов Отчёты и Счета - пункты 3-5 и 7 проверяет владелец, офис-менеджер или бухгалтер.

Частые вопросы

Клиент оставил чаевые. Как провести? В кассе откройте меню ⋯ → Добавить чаевые наличными. В чеке появится строка Чаевые - она входит в выручку и в выбранный способ оплаты. Услуга по карте, а чаевые наличными? Используйте Разделить оплату: услугу - на Карта, чаевые - на Наличные.

Клиент зашёл без записи. Как провести? Откройте Касса, выберите услугу и пробейте без клиента - продажа будет Без записи. Она попадёт в выручку, но не в счета и не на специалиста. Хотите, чтобы выручка записалась на специалиста, - создайте запись и пробейте из неё.

Почему чеков больше, чем счетов? Каждая продажа, пробитая в кассе, получает чек, а счёт со статусом Оплачен касса создаёт только тогда, когда к продаже привязан клиент. Продажа Без записи - это чек без счёта, поэтому на вкладке Чеки записей обычно больше, чем на вкладке Счета, и это нормально. В показатель Выручка и в раздел Структура платежей на странице Отчёты такие продажи всё равно входят. Счета, выставленные вручную (Создать счёт или Выставить счёт из записи), чека не имеют.

Я сотрудник. Почему у меня нет «Счета» и «Отчёты»? Так настроена роль Сотрудник. Касса и Возврат вам доступны, поэтому пользуйтесь Отправить в кассу. Если клиент будет платить позже по счёту, позовите владельца, офис-менеджера или бухгалтера.

Клиент говорит: «Я потом верну деньги через Stebby по чеку». Это не оплата Stebby. Клиент платит картой или наличными - так и пробивайте. Если работодатель разрешил такие чеки, клиент сам загрузит чек в Stebby.

Ошиблись в «Код Stebby». Можно исправить? После Пробить - нет. На сумму и отчёты это не влияет: при сверке такую операцию можно найти в Stebby по дате и сумме. Предупредите того, кто сверяет выплаты Stebby.

Нужно ли вычитать комиссию Stebby в кассе? Нет. Пробивайте полную сумму, которую заплатил клиент: €60 так и остаются €60. Комиссия - отдельная плата Stebby: он удерживает её при выводе денег и выставляет за неё собственный счёт, который бухгалтер проводит как расход. Подробнее - выше, в разделе «Сверка Stebby за месяц».

Почему «Получено» на странице «Сегодня» меньше, чем «Выручка сегодня» в кассе? «Получено» считает только оплаченные счета, а продажи Без записи туда не входят. Для сверки берите Отчёты.

Нужен отчёт за прошлый месяц, с 1-го по 31-е. В разделе Отчёты такого периода нет: Месяц - это последние 30 дней. Откройте Счета → Чеки, нажмите Экспорт в CSV вверху страницы, поставьте в открывшейся панели даты С и По и нажмите Экспорт в CSV там - в этот файл попадают все кассовые чеки. CSV на вкладке Счета содержит все счета, включая те, что касса сама создаёт для продаж с клиентом, поэтому не складывайте два файла - такие продажи посчитаются дважды. В списке счетов у счетов, созданных кассой, указан способ оплаты, у выставленных отдельно - «—». Подробнее - в статье Счета клиентам, налоговые коды и бухгалтерские экспорты.

См. также

• Касса: продажа услуг, товаров и приём оплаты
• Отчёты: выручка, записи, персонал и клиенты
• Счета клиентам, налоговые коды и бухгалтерские экспорты
• Онлайн-предоплата
• Продажа подарочных карт и промокоды