Расписание: смены, выходные и отпуска сотрудников

Расписание в боковом меню - здесь вы задаёте рабочие часы каждого сотрудника отдельно от общих часов работы клиники.

Откройте расписание сотрудника

Переключайтесь между видами Неделя и Месяц (по умолчанию открывается Месяц) и листайте стрелками навигации или кнопками Эта неделя / Этот месяц. В виде «Месяц» у каждого сотрудника своя мини-карточка-календарь с часами (или «выходной») по дням; в виде «Неделя» все сотрудники показаны в таблице, день - в столбец. Нажмите на сотрудника - или на конкретный день в его карточке, - чтобы открыть редактор расписания с тремя вкладками: Календарь, Фиксированный график и Отпуска.

Кнопка Сотрудники над расписанием по умолчанию показывает Вся команда: в списке есть и те, кто не принимает записи, - например, администратор, - и им тоже можно задать рабочие часы и выходные; они отмечены как не принимает записи. Чтобы скрыть их, выберите Только принимающие записи - устройство запомнит выбор. Их часы никогда не попадают в онлайн-запись, и они не считаются платным местом специалиста. Можно также отметить только тех, кого хотите видеть; если в команде больше десяти человек, появляется поиск.

Задайте недельный график

На вкладке Фиксированный график выберите один из двух режимов:

Фиксированные дни - отметьте каждый рабочий день недели, задайте время начала и окончания и при необходимости нажмите + Добавить обеденный перерыв.
Плавающий график - вместо фиксированных дней недели задайте цикл Рабочих дней и Выходных, единое время начала/окончания и дату Начало цикла, от которой он отсчитывается (например, 2 через 2).

Одновременно действует только один режим - сохранение одного убирает другой. По готовности нажмите Сохранить расписание. Онлайн-запись следует выбранному режиму: при Плавающем графике она предлагает сотрудника в рабочие дни цикла, считая от даты Начало цикла, а в его выходные - только если на эту дату заданы часы во вкладке Календарь.

Если у клиники несколько локаций, у каждого рабочего дня в режиме Фиксированные дни есть поле Локация, а у режима Плавающий график - одна Локация на все рабочие дни цикла. Предлагаются только локации, в которых сотрудник работает; если он работает в одной, выбирать нечего. Онлайн-запись предлагает его в этот день недели или в рабочие дни плавающего графика только в выбранной локации.

Задайте часы на конкретную дату

Вкладка Календарь задаёт рабочие часы на любую отдельную дату: другие часы, чем в недельном графике, рабочий день там, где по графику выходной, или выходной.

Откройте Календарь и перейдите к нужному месяцу. В каждом дне видны часы, которые на него действуют; точкой отмечены дни, которые вы меняли.
Нажмите на дату. Откроется редактор дня с уже подставленными временем начала и окончания и подсказкой, что стоит в недельном графике на этот день недели (Фиксированный график: ...).
Укажите Время начала и Время окончания - например, с 14:00 до 16:00 - и при необходимости + Добавить обеденный перерыв.
Если у клиники несколько локаций, выберите Локация на этот день. Тогда онлайн-запись предлагает сотрудника в эту дату только в этой локации. В один день человек работает в одной локации, поэтому поле всегда показывает одну: день без заданной локации начинается с локации его дня недели или плавающего графика, а если её нет - с локации по умолчанию (см. ниже), и после сохранения день остаётся там.
Нажмите Сохранить день. Часы действуют только на эту дату и сразу видны в месяце. Онлайн-запись с этого момента предлагает время в этих часах.

Чтобы сделать дату выходной, в том же редакторе включите Выходной перед сохранением. Как только дата изменена, появляется кнопка Вернуть к графику: она убирает изменение и возвращает дату к недельному графику. Скопировать с прошлого месяца переносит прошломесячные точечные изменения календаря в просматриваемый месяц, сопоставляя по числу месяца.

Тот же календарь есть и на странице самого сотрудника, на вкладке Расписание и отпуска.

Если часы меняются от недели к неделе

Частый случай: вы работаете в одиночку (или специалист выходит по договорённости) и знаете свои часы только на два-три дня вперёд. Недельный шаблон для этого не нужен.

Оставьте Фиксированный график пустым или отметьте только те дни, которые не меняются никогда. Специалиста без часов на дату в этот день онлайн записать нельзя.
Как только узнаёте следующие рабочие дни, откройте Календарь, нажмите на каждую дату, введите часы этого дня и нажмите Сохранить день.
Клиенты смогут записаться только на эти часы. Повторяйте, когда узнаёте следующие дни.

Так онлайн-запись никогда не покажет время, которое вы не подтвердили. Если что-то поменялось, снова нажмите на дату и исправьте часы, включите Выходной или нажмите Вернуть к графику. Уже созданные записи на эту дату в любом случае остаются в календаре.

Режим Плавающий график на вкладке «Фиксированный график» - это другое: повторяющийся цикл вроде «2 через 2». Он подходит, когда смены чередуются по правилу; если часы каждый раз новые, пользуйтесь вкладкой Календарь.

Запишите отпуск или более долгое отсутствие

На вкладке Отпуска укажите даты С и По, Тип (Отпуск, Больничный, Без содержания, Обучение, Блокировка или Другое) и необязательную Причину, затем нажмите Добавить - запись сохранится сразу и появится в списке ниже, с кнопкой удаления рядом.

Полезно знать

Онлайн-запись предлагает время специалиста только внутри его часов на эту дату (недельный или плавающий график или часы из Календаря). Часы работы клиники (в Настройках) это не ограничивают: личные часы специалиста действуют одинаково в дни, когда клиника открыта или закрыта, и запись может заканчиваться позже закрытия клиники.
Для отдельной даты вкладка «Календарь» задаёт любые часы или выходной. Для отсутствия с причиной или на несколько дней используйте вкладку «Отпуска».
Для редактирования расписания нужны права - без них страница или редактор открываются только для просмотра. С правом только на своё расписание сотрудник меняет свои часы и сам добавляет или удаляет свои отсутствия (без подтверждения), а расписание и отсутствия коллег остаются только для просмотра.
Чтобы задать локацию дате, дню недели или плавающему графику, сотрудник должен быть отмечен в этой локации в поле Работает в (в разделе Команда откройте Сотрудники и отредактируйте его). Если он работает только в одной локации, редактор дня сообщает об этом вместо выбора, а на вкладке Фиксированный график выбора локации нет.
Скопировать с прошлого месяца переносит и локацию каждого дня, сопоставляя по числу месяца.
Если локаций несколько, у каждого рабочего дня указана одна локация, где он проходит, у каждой локации свой цвет: заданная на эту дату, иначе заданная для его дня недели или плавающего графика, иначе локация сотрудника по умолчанию. Локация по умолчанию - единственная локация, где он работает; если их несколько - та, в которой его отметили первой (отмечены одновременно - основная); если не отмечено ни одной - основная. Если позже отметить ещё одну локацию, его дни не переедут. Нового сотрудника система сама отмечает в основной локации, поэтому если новому сотруднику отметить ещё одну локацию, по умолчанию остаётся основная, пока вы не снимете с неё отметку; а если снять отметку и поставить её снова, она станет более поздней, и дни без локации перейдут в другую локацию. Поле Локация над расписанием (оно не меняет переключатель локаций) оставляет только тех, кто там работает, и приглушает дни в других локациях.
День недели или плавающий график без выбранной локации проходит в локации сотрудника по умолчанию. Дата, заданная в Календаре, важнее обоих: чтобы один день прошёл в другой локации, задайте эту дату.
Если сотрудник больше не отмечен в локации, уже запланированные там дни, дни недели и плавающий график остаются, но онлайн-запись в эти дни его пропускает. Редактор дня и вкладка Фиксированный график показывают такую локацию как (недоступна), чтобы вы выбрали другую.
Записи, которые создают сотрудники клиники, оформляются в той локации, где специалист работает в этот день: в заданной на эту дату (а если дата в Календаре не задана - для этого дня недели или плавающего графика). Это верно и для начала вне его рабочих часов, если весь день проходит в одной локации; иначе такая запись оформляется в его локации по умолчанию. Запись в кабинете получает локацию этого кабинета.
При переносе записи на другой день её локация не меняется.
Если выбрать кабинет в другой локации, запись переходит в эту локацию. Если у новой записи нет кабинета, локацию так же определяет оборудование, привязанное к локации. Завершённые, отменённые визиты, неявки и визиты с выставленным счётом никогда не переходят, а смена только оборудования у существующей записи её не переносит.