Управление записями: создание, перенос, отмена и статусы

Бронирование в боковом меню - это ваш календарь: здесь вы создаёте записи, переносите их и отслеживаете статус каждой - от заявки до неявки.

Виды и навигация

Переключайтесь между Месяц, Неделя и День переключателем сверху - клик по дню в виде «Месяц» открывает эту дату в виде «День». Вид «День» показывает всех выбранных специалистов рядом, по столбцу на каждого, и умещает их рабочий день на экране - и на телефоне тоже; чтобы показать меньше людей, отметьте их в фильтре Сотрудники. Кнопка Сегодня возвращает к текущей дате. Фильтруйте кнопкой Сотрудники (Работают в этот день - по умолчанию: в виде «День» те, кто работает в эту дату, и все, у кого в этот день есть запись, - Вся команда, Только принимающие записи или отметьте одного или нескольких человек) или по Кабинет, а цветная легенда объясняет статусные цвета календаря (Подтверждено, Ожидает подтверждения, Ждёт оплаты, Счёт выставлен, Оплачено / закрыто, Отменено). Если у клиники несколько филиалов и в переключателе Локация вверху экрана выбран один из них, вид «День» показывает записи этого филиала и столбцы только тех сотрудников, кто в нём работает.

Создайте запись

Нажмите Добавить запись или кликните на свободный слот в виде «Неделя» или «День», чтобы подставить его время (и специалиста - в виде «День»). Выберите Запись или Занято (личная блокировка времени, например «Отсутствует на рабочем месте», которая закрывает слот для онлайн-записи). Для записи укажите Клиент (найдите или создайте нового прямо здесь - Имя / Фамилия / Телефон / Email), Сотрудник / Врач, Локация, если у клиники несколько филиалов (см. Локации), одну или несколько Услуг / процедур, при необходимости Кабинет / кресло или Оборудование, время Начало и Окончание, и необязательные Заметки. Запись, созданная сотрудником вручную, сразу получает статус подтверждённой - без этапа одобрения.

Если у клиники включена отправка по кнопке (см. «Сообщения клиенту» ниже), в конце формы есть блок Подтверждение клиенту: отметьте Отправить SMS, Отправить email или оба, и после сохранения клиент получит то же подтверждение, что и при онлайн-записи. Недоступная галочка серая, рядом написана причина: нет контакта, канал или шаблон выключен, SMS не включены, номер не подтверждён или время начала уже прошло.

В открытой записи на вкладке Процедуры сверху показаны записанные услуги; под Добавить или изменить можно отметить или снять услуги из каталога.

Перенесите или измените длительность записи

Перетащите запись на новое время (или в столбец другого специалиста в виде «День»), либо потяните за её край, чтобы изменить длительность. Оба действия открывают подтверждение Обновить запись? с временем Было и Стало - Подтвердить, чтобы сохранить, или Отмена, чтобы вернуть как было. Уже занятое время или перенос длительностью меньше 15 минут отклоняются автоматически.

Подтвердите, отклоните или отмените

Заявка с сайта при включённом ручном подтверждении приходит со статусом Ожидает: откройте её и нажмите Подтвердить запись либо Отклонить, чтобы отказать и освободить время - запись останется в истории как отменённая. Чтобы отменить любую другую запись, откройте её, нажмите Отменить запись и подтвердите. Запись остаётся в календаре со статусом Отменено, а время освобождается. Удалить запись из панели нельзя: Отменить запись оставляет её в истории со статусом Отменено. Чтобы убрать персональные данные клиента, используйте Удалить (анонимизировать) на вкладке GDPR в настройках (см. Данные клиентов и согласия). В подтверждении можно выбрать, отправить ли клиенту email и/или SMS: галочки изначально следуют настройкам уведомлений, а если время записи уже прошло, обе сняты.

Запись, время которой уже прошло, тоже можно отменить, если она не оплачена и по ней нет счёта. Оплаченную запись отменить нельзя - вместо этого отметьте Неявка; если выставлен счёт, сначала отмените счёт. Предоплаченную онлайн-заявку, которую так и не подтвердили, после её времени отклонить нельзя: если визит состоялся, подтвердите запись (клиент получит подтверждение) и выставьте счёт, а если нет - напишите в поддержку, чтобы оформить возврат.

Неявки, счета и касса

Как только запись перестаёт быть в статусе «Ожидает», отметьте не пришедшего клиента кнопкой Неявка (или Убрать неявку, чтобы вернуть как было). Выставить счёт завершает запись с оформлением счёта, а Отправить в кассу сразу переносит её на кассу с уже заполненными клиентом и услугами.

Сообщения клиенту

У открытой записи есть вкладка Коммуникации - её видят все, кому доступны и записи, и клиенты. В Отправлено - все сообщения, которые клиент получил по этой записи: тип, канал, время, доставлено или нет и почему, и сам текст. В Запланировано - напоминания и сообщения после визита, которые ещё уйдут, и когда, или почему не уйдут (нет контакта, номер не подтверждён, канал или шаблон выключен, клиент отписался), со ссылкой на нужную настройку. Если вы можете редактировать запись, Отменить останавливает запланированное сообщение, Вернуть включает его обратно; это сохраняется и при переносе записи.

Для Отправить ещё раз, Отправить сейчас (запланированное напоминание, один раз) и Отправить подтверждение (для записи сотрудника, у которой подтверждения не было) нужны право редактировать запись и отправка по кнопке. Включать ли отправку по кнопке, команда Tervita решает для каждой клиники отдельно; если она нужна, напишите в поддержку. Без неё вкладка показывает историю и строку о том, что отправка не включена. Лимиты: 3 отправки одного типа сообщения по каждому каналу в день, минута между отправками и 50 в день на всю клинику. SMS, отправленное так, оплачивается как любое другое; перед отправкой видно цену или бесплатный остаток.

Полезно знать

• Календарь обновляется в реальном времени у всех, кто его смотрит, по мере появления и изменения записей - обновлять страницу не нужно.
• Отклонение и отмена сохраняют запись в истории со статусом Отменено и освобождают время. Клиент получает уведомление по тем каналам, которые вы отметили при отмене (Отклонить следует настройкам уведомлений); если время записи уже прошло, клиенту ничего не отправляется, пока вы сами не выберете канал.
• Если кабинет или оборудование уже заняты на это время, сохранение автоматически блокируется.