Maksmine pärast protseduuri: kuidas makset vormistada, et aruanded klapiksid

See artikkel on tegevuste järjekord pärast visiiti: kuidas vormistada makse mis tahes viisil, kuidas viga parandada ja mida päeva lõpus kontrollida, et käive, Maksete jaotus ja Stebby väljamaksete kontroll omavahel klapiksid. Kõik kassa nupud ja väljad on kirjeldatud artiklis Kassa. Näidete nimed ja summad on väljamõeldud.

Peamine reegel

Aruannetesse jõuab ainult raha, mis on vormistatud ühel kahest viisist:

1. Kassa kaudu - broneering → Saada kassasse → makseviis → Võta €60.00.
2. Arve kaudu, mis märgitakse hiljem Makstud.

Kui visiit toimus, aga broneering jäi olekusse Kinnitatud, on see aruannetes €0: visiit ise käivet ei tekita.

• Kviitung tekib iga kassamüügi kohta, arve aga ainult siis, kui müügiga on klient seotud. Müük Ilma broneeringuta annab kviitungi, aga mitte arvet, seetõttu on kviitungeid (vahekaart Kviitungid) tavaliselt rohkem kui arveid ja nii peabki olema.

Kolm harjumust, mis kõrvaldavad peaaegu kõik lahknevused:

• Alusta broneeringust, mitte tühjast kassast. Siis visiit suletakse, käive arvestatakse spetsialistile ja online-ettemaks lisatakse automaatselt.
• Kontrolli makseviisi. Kassas on alguses alati Sularaha - vali enne maksenupu vajutamist õige makseviisi paan.
• Üks visiit - üks makse. Ära koosta eraldi arvet visiidi eest, mis on juba kassas makstud: käive arvestataks kaks korda.

Sularaha või kaart

Tavaline igapäevane viis.

1. Ava Täna või Broneeringud ja klõpsa kliendi broneeringul.
2. Vajuta Saada kassasse. Aken muutub kassaks: klient ja broneeringu teenused on juba ostukorvis.
3. Kontrolli ostukorvi. Toote või veel ühe teenuse lisamiseks vajuta ostukorvi all Lisa veel teenuseid (selles aknas linki Tagasi kaupade juurde pole), vali read ja vajuta all Kassasse: avaneb makse vaade, raha sellega veel maha ei võeta.
4. Summade all, plokis Makse, vali paan, millega klient tegelikult maksab: suur Kaart üleval või väike Sularaha.
5. Sularaha - võta raha kõigepealt vastu. Kaart - tee makse terminalis ja oota kinnitust: Tervita ei ole terminaliga ühendatud, Kaart märgib Tervitas ainult makseviisi.
6. Vajuta akna allservas olevat nuppu - see on näiteks Võta €60.00 · Kaart.
7. Ilmub kviitung. Vajad paberit või PDF-i? Vajuta Prindi / Salvesta PDF, siis Valmis.
8. Oled tagasi broneeringu aknas ja maksenuppe enam pole - visiit on suletud. Kalendris muutub broneering Makstud ja raha on juba aruannetes.

Hea teada

• Nuppu Saada kassasse pole? Broneering on veel Ootel - vajuta kõigepealt Kinnita broneering.
• Pärast maksenupu vajutamist kadus ühendus või ilmus veateade? Ära vajuta uuesti. Ava Kassa → Viimased müügid (telefonis vahekaart Ajalugu) ja vaata, kas kviitung on juba olemas.
• Makseviisid näevad välja ühesugused lehel Kassa, broneeringu aknas ja telefonis - erinevus on ainult selles, kust alustasid. Lehelt Kassa vormistatud müük ei sulge visiiti ega arvesta käivet spetsialistile. Kui kliendil oli broneering, alusta alati broneeringust.

Stebby: kogu summa Stebby kaudu

Stebby on eraldi süsteem. Raha võetakse Stebby enda kassas (Cashier) sinu Stebby partnerikontol, Tervitas märgid ainult üles, kuidas klient maksis. Tervita ei ole Stebbyga ühendatud ega võta seal midagi maha, seepärast tee mõlemad toimingud kohe, üksteise järel.

Stebbys

1. Ava Stebby partnerikonto ja selle kassa (Cashier).
2. Palu kliendilt isikut tõendavat dokumenti ja leia ta isikukoodi järgi. Võrdle nime dokumendiga.
3. Vali teenus, kontrolli summat ja vajuta Maksa.

Tervitas

4. Ava kliendi broneering ja vajuta Saada kassasse.
5. Vali summade all paan Stebby. Ilmub väli Stebby kood.
6. Kui Stebby näitas tehingu numbrit, sisesta see. Väli pole kohustuslik, kuid selle järgi on Stebby väljamakseid palju lihtsam kontrollida.
7. Vajuta Võta €60.00 · Stebby, siis Valmis. Kviitungil on makseviisiks Stebby ja broneering muutub Makstud.

Hea teada

• Stebby nuppude nimed sõltuvad Stebby liidese keelest: eesti keeles Maksa ja Märgi kasutatuks, inglise keeles Pay ja Mark as used.
• Paani Stebby pole? Stebby on vaikimisi välja lülitatud kõigil kliinikutel. Selle lülitab sisse omanik või kontorijuht: Ettevõtte andmed külgmenüüs (grupp Organisatsioon) → kaart Kassa → Võtame vastu Stebbyt. Lüliti salvestub kohe, pärast seda pole midagi vaja vajutada. Kaart on nähtav Eesti, Läti ja Leedu kliinikutele ning igale kliinikule, kus Stebby on juba sisse lülitatud. Jaotises Broneerimise seaded seda lülitit enam pole.
• Ära kirjuta väljale Stebby kood kunagi kliendi isikukoodi - ainult tehingu numbrit või pileti koodi.
• Kontrolli koodi enne maksenupu vajutamist: pärast müüki ei saa seda Tervitas enam muuta.
• Koodi näevad hiljem töötajad: jaotises Kviitungid veerus Makse („Stebby €60.00 (kood STB-1001)“), arvete loendis makseviisi all, arve vaates ekraanil (arve väljatrükile see ei jõua) ning real Stebby kood ekraanil olevas kviitungis. Kliendi trükitud kviitungil seda ei ole.
• Tehingu numbrit pole käepärast? Jäta väli tühjaks ja vormista müük. Tehingu leiad hiljem Stebbyst jaotisest Finances → Sale transactions kuupäeva, kliendi ja summa järgi.
• Stebby makset vastu ei võta (kliendil pole kontot või tööandja teenust ei hüvita)? Ära vormista Tervitas midagi enne, kui oled kliendiga kokku leppinud, kuidas ta maksab. Kui Stebby saldost jääb puudu vaid osa summast, vaata järgmist jaotist.

Stebby ja juurdemakse kaardi või sularahaga

Kui kliendi Stebby saldost ei piisa kogu teenuse jaoks, on kaks võimalust. Klient täiendab oma isiklikku Stebby saldot ja maksab kõik Stebby kaudu - siis toimi nagu eelmises jaotises. Või Stebby katab osa ja ülejäänu tasub klient kohapeal - Tervitas on see üks müük kahe maksereaga.

Stebby juhend ei kirjelda osalist makset käsitsi kasutatavas kassas ja me ei saa kinnitada, kuidas täpselt Stebby kassa näitab, millise osa see katab. Enne esimest sellist klienti küsi Stebbylt (info@stebby.eu), kuidas sinu Stebby kassas osaline makse teha.

Näide: teenus maksab €60, Stebby katab €40, klient maksab €20 juurde kaardiga.

1. Leia Stebby kassas klient, kontrolli dokumenti ja tee Stebby osa - €40. Ütle kliendile ette, kui palju ta juurde maksab.
2. Ava Tervitas broneering ja vajuta Saada kassasse.
3. Vali paan Stebby ja vajuta seejärel ploki Makse päises Jaga makse. Esimeseks reaks jääb Stebby kogu summa ulatuses.
4. Vähenda Stebby rida summani, mille Stebby tegelikult maha võttis: 40. All ilmub Jäänud €20.00.
5. Kui sul on tehingu number, sisesta see selle rea väljale Stebby kood.
6. Vajuta Lisa maksemeetod. Uus rida on Kaart summas €20. Klient maksab ülejäänu sularahas? Vaheta see Sularaha vastu.
7. Võta terminalis vastu €20. Tasakaalus tähendab, et kõik klapib.
8. Vajuta Võta €60.00 · Jagatud makse. Kviitungil on näha mõlemad osad summadega, näiteks „Stebby €40.00 + Kaart €20.00“; kviitung prinditakse kliiniku keeles.

Hea teada

• Maksenupp ei tööta enne, kui näed Tasakaalus. „Jäänud €…“ tähendab, et sisestasid kviitungi summast vähem, „Üle €…“ - et rohkem.
• Juurdemakse ei õnnestunud (kaart lükati tagasi, kliendil pole raha)? Ära vormista Tervitas midagi. Stebby osa saab tühistada ainult Stebby ise - kirjuta kohe aadressile info@stebby.eu.

Ette ostetud Stebby pilet

Klient ostis Stebbyst pileti ja tuleb pileti koodiga. Stebby reeglite järgi jõuab raha sinu Stebby müügikontole alles siis, kui pilet on märgitud kasutatuks. Aegunud pilet kaob Stebby kassast ja selle eest raha ei tule, seega kontrolli pileti kehtivust juba broneerimisel.

1. Leia Stebby kassas pilet pileti koodi järgi (või klient isikukoodi järgi) ja kontrolli dokumenti.
2. Vajuta Märgi kasutatuks.
3. Ava Tervitas broneering → Saada kassasse → paan Stebby.
4. Sisesta väljale Stebby kood pileti kood.
5. Vajuta Võta €60.00 · Stebby, siis Valmis. Broneering muutub Makstud.

Kui pilet katab teenusest ainult osa, vormista ülejäänu nupuga Jaga makse, nagu eelmises jaotises. Kui pileti hind erineb Tervitas oleva teenuse hinnast ja klient juurde ei maksa, ära vormista huupi - küsi omanikult või kontorijuhilt.

Pangaülekanne

Raha on juba kontol

1. Veendu, et ülekanne on tõesti laekunud.
2. Ava broneering → Saada kassasse → paan Pangaülekanne.
3. Vajuta Võta €60.00 · Pangaülekanne, siis Valmis. Broneering muutub Makstud.

Hilisem makse või arve ettevõttele

1. Ava broneering ja vajuta Koosta arve. Nupu nimeks saab Kinnita ja koosta arve - vajuta seda. Avaneb arve mustand.
2. Kontrolli saajat ja ridu. Arve ettevõttele? Vajuta Muuda ja täida ettevõtte andmed.
3. Väljasta arve. Kui kliendi e-post on olemas, vajuta Väljasta ja saada - klient saab arve PDF-ina. Kui pole, vajuta Koosta arve, laadi PDF alla ja anna see kliendile.
4. Arve on nüüd olekus Ootab makset ja kalendris on broneeringu juures Arve koostatud. Seda raha käibes veel pole.
5. Kui raha on stuudio kontole jõudnud: Arved → ava arve → Märgi makstuks.
6. Olek muutub Makstud, summa läheb käibesse ja broneering muutub kalendris Makstud.

Pea arvete kohta meeles

• Arve käive arvestatakse arve väljastamise kuupäeva, mitte makse päeva järgi. 28. oktoobri arve, mille raha laekus 3. novembril, läheb oktoobrisse.
• Makstud arved ei jõua jaotisesse Maksete jaotus: arvel pole makseviisi. Jaotuses on ainult kassamaksed.
• Olekut Makstud ei saa tagasi võtta. Märkisid vale arve? Ainus võimalus on Tühista arve: broneering naaseb eelmisesse olekusse ja arve koostatakse uuesti broneeringust nupuga Koosta arve.
• Roll Töötaja arveid ei näe. Kui töötaja vajutab Koosta arve, saab arve kohe oleku Ootab makset 14-päevase maksetähtajaga ja makstuks saab selle märkida ainult omanik, kontorijuht või raamatupidaja.
• Ära vormista kassas Pangaülekanne „ette“, enne kui raha on laekunud.

Online-ettemaks ja kinkekaardid

Online-ettemaks

Klient tasus ettemaksu veebis broneerides (seadistamine on kirjas artiklis Online-ettemaks). Kui vormistad visiidi broneeringust, jagab kassa makse automaatselt kaheks reaks:

1. Makstud internetis - ettemaksu summa, näiteks €20.
2. Ülejäänud €40 - sellel real on alguses Sularaha. Vaheta see selle vastu, millega klient tegelikult maksab, näiteks Kaart.
3. Kui näed Tasakaalus, vajuta Võta €60.00 · Jagatud makse.

Ettemaks lisatakse ainult siis, kui vormistad makse broneeringust. Tühi kassa sellest ei tea - ja klient maksaks kaks korda.

Kinkekaart

1. Vali paan Kinkekaart - avaneb jagatud makse vaade.
2. Sisesta kaardi kood ja vajuta Kontrolli. Kassa näitab jääki.
3. Jäägist piisab? Vajuta Võta €60.00 · Jagatud makse. Ei piisa? Rida väheneb kaardi jäägini; lisa ülejäänu teise reana nupuga Lisa maksemeetod.

Pärast makset ilmus Müük on lõpetatud, kuid: …? Makse on kirjas, aga kaardilt raha maha ei läinud. Anna teada omanikule või kontorijuhile: see summa tuleb kaardilt käsitsi maha võtta lehel Kinkekaardid → Kontrolli või kasuta.

Kinkekaardi müük ja hiljem sellega teenuse eest maksmine on kaks eraldi müüki ja mõlemad lähevad näitajasse Käive. Kuidas seda raamatupidamises kajastada, lepi kokku raamatupidajaga.

Vead ja nende parandamine

Tervita ei kustuta midagi: viga parandatakse dokumendiga - tagastuse või arve tühistamisega. Raha ennast tagastad kliendile väljaspool Tervitat: sularahas kassast, kaardile terminali kaudu või Stebby kaudu.

Kviitungi tagastus

1. Ava Kassa → Viimased müügid (telefonis vahekaart Ajalugu). Kviitung pole tänane? Vali periood 7 päeva või 30 päeva või konkreetne kuupäev.
2. Leia kviitung ja vajuta Tagasta.
3. Vaikimisi on kõik read märgitud täiskoguses - võta üleliigne ära või vähenda kogust, kui tagastad ainult osa.
4. Täida Tagastuse põhjus - ilma selleta tagastus ei õnnestu.
5. Vaata plokki Kuidas raha tagastatakse. Tervita kirjendab tagastuse selle kviitungi makseviisidele kindlas järjekorras: kõigepealt sularaha, siis kaart ja ülejäänud, Stebby viimasena. Sularahareal on kirjas Anna kliendile kassast, Stebby real Tagastab Stebby; kaardi- või ülekandeosa tagasta ise, terminali või panga kaudu. Teist tagastusviisi valida ei saa.
6. Vajuta Tagasta €18.00.
7. Algne kviitung saab oleku Osaliselt tagastatud või Tagastatud ja selle kõrvale ilmub miinusmärgiga tagastusrida. Tagasta raha kliendile nii, nagu plokk näitas.

Kui plokis on Stebby rida märkega Tagastab Stebby, tagastab selle osa kliendile Stebby ise: kirjuta aadressile info@stebby.eu kliendi nimi, teenus, summa ja ostu kuupäev. Aken tuletab seda meelde. Raha jõuab kliendi Stebby saldole, mitte sularahas.

Kui kviitung on tasutud kinkekaardiga, ei kanta seda summat tagastamisel kaardile automaatselt tagasi - lepi omanikuga kokku, kuidas see tagastada.

Näide: €60 kviitung (massaaž €42 ja õli €18) on tasutud Stebbyga €40 ja sularahas €20. Õli tagastus, €18, läheb tervenisti sularahale - anna see kassast, Stebbyle pole vaja kirjutada. Massaaži tagastus, €42, jaguneb: €20 sularahas kassast ja €22 Stebby kaudu. Kas Stebby saab tagastada ainult osa tehingust, küsi aadressilt info@stebby.eu.

Tagastus vähendab käivet tagastuse päeval, mitte algse müügi päeval.

Sagedased vead

Ära koosta kunagi teist arvet visiidi eest, mis on kassas juba vormistatud - käive arvestataks kaks korda.

Kes mida teha saab. Tagasta on kõigil neljal eelseadistatud rollil, ka Töötajal. Tühista arve ja Märgi makstuks vajavad ligipääsu arvetele: Omanik, Kontorijuht, Raamatupidaja. Kui kliinikus on oma rollid, võivad õigused erineda - vaata Töötajad ja rollid.

Kus kontrollida

Päeva aruanded

1. Ava Aruanded ja vali periood Täna.
2. Võrdle jaotises Maksete jaotus: Sularaha - rahaga kassas, Kaart - terminali päeva kokkuvõttega, Stebby - päeva tehingutega Stebby kassas.
3. Arvesta, et perioodid loetakse tänasest päevast tagasi: Kuu tähendab viimast 30 päeva, mitte kalendrikuud. Täpsed kuupäevad on lehe allosas real „Periood“.

Arved olekus Makstud lähevad näitajasse Käive, kuid mitte jaotisesse Maksete jaotus, seega võib jaotuse summa olla käibest väiksem. Kassas vormistatud jootraha läheb käibesse. Eraldi vahetuse sulgemist ega Z-aruannet Tervitas pole - kontrolli sularaha Maksete jaotus järgi. Lehest lähemalt artiklis Aruanded.

Stebby kuu kontroll

1. Ava Arved ja vali Kviitungid. Veerg Makse näitab, millega ja kui palju iga kviitungi eest maksti; Stebby makse juures on näha ka kood - „Stebby €40.00 (kood STB-1001)“.
2. Vajuta lehe ülaservas Ekspordi CSV - avaneb filtripaneel. Määra kõigepealt kuupäevad Alates ja Kuni soovitud kuu kohta - filtri makseviiside loend koostatakse valitud perioodi järgi.
3. Vali Makseviis → Stebby. Kokkuvõttes Arved / Kviitungid valiku paremal pool ilmub kogusumma kõrvale „neist Stebby: €…“. Võrdle just seda summat: kviitungite kogusummas on ka jagatud maksete sularaha- või kaardiosa.
4. Vajuta paneelis Ekspordi CSV ja võrdle faili Stebby ekspordiga (Finances → Sale transactions) summa ja kuupäeva järgi ning, kui Stebby eksport sisaldab tehingu numbrit või pileti koodi, ka koodi järgi. CSV-s on iga makseviisi summa eraldi veerus ja veerg Stebby kood.
5. Arvuta Stebbylt oodatav väljamakse: summa „neist Stebby“ miinus Stebby komisjonitasu sama perioodi eest (komisjonitasu võta Stebby arvelt või väljavõttest). Kui Stebby aruande müügisumma erineb summast „neist Stebby“, leia tehing Stebby koodi järgi - see on näha veerus Makse ja CSV-s.

Stebby raha laekub sinu Stebby müügikontole ja pangakontole kannad selle ise üle. Stebby peab komisjonitasu kinni väljamaksel, seega jõuab panka vähem kui „neist Stebby“ - võrdle Stebby tehinguid Tervita kviitungitega, mitte pangakontole laekunud summadega.

Kuidas Stebby komisjonitasu arvestatakse. Tervita salvestab müügi täissummas, mille klient maksis, näiteks €60: see on kliiniku käive ja kliiniku käibemaks arvutatakse sellest täissummast. Seepärast ära vähenda müüki ega sisesta Stebby tasu kassas. Komisjonitasu on eraldi ost Stebbylt: Stebby peab selle kinni, kui sa raha välja võtad, ning esitab selle kohta oma arve või väljavõtte. Raamatupidaja kajastab arve kuluna. Loogika on sama mis panga tasul kaardimaksete eest: kassas on €60 ja pank võtab oma tasu eraldi.

Päeva lõpu kontrollnimekiri

Viis minutit enne sulgemist:

1. Kõik täna toimunud visiidid on Makstud või Arve koostatud. Kui näed Tehtud, on tavaliselt tegu väljastamata arve mustandiga: ava see ja väljasta.
2. Kes ei tulnud, on märgitud Ei ilmunud.
3. Aruanded → Täna → Maksete jaotus: Sularaha klapib rahaga kassas.
4. Kaart klapib terminali päeva kokkuvõttega.
5. Stebby klapib päeva tehingutega Stebby kassas.
6. Jaotises Viimased müügid pole topeltkviitungeid.
7. Arved olekus Ootab makset: laekunud ülekanded on märgitud nupuga Märgi makstuks.

Rollil Töötaja pole lehti Aruanded ja Arved - punktid 3-5 ja 7 kontrollib omanik, kontorijuht või raamatupidaja.

Korduma kippuvad küsimused

Klient jättis jootraha. Kuidas see vormistada? Ava kassas menüü ⋯ → Lisa sularahajootraha. Kviitungile tekib rida Jootraha - see läheb käibesse ja valitud makseviisi alla. Teenus kaardiga, jootraha sularahas? Kasuta Jaga makse: teenus Kaart, jootraha Sularaha.

Klient tuli ilma broneeringuta. Kuidas vormistada? Ava Kassa, vali teenus ja vormista müük ilma kliendita - müük on Ilma broneeringuta. See läheb käibesse, kuid mitte arvetesse ega ühelegi spetsialistile. Kui käive peab minema spetsialistile, loo broneering ja vormista makse sellest.

Miks on kviitungeid rohkem kui arveid? Kviitung tekib iga kassas vormistatud müügi kohta, kuid arve (olekuga Makstud) loob kassa ainult siis, kui müügiga on klient seotud. Müük Ilma broneeringuta on kviitung ilma arveta, seetõttu on vahekaardil Kviitungid tavaliselt rohkem kirjeid kui vahekaardil Arved ja see on korras. Lehel Aruanded on need müügid siiski sees - nii käibes kui ka maksete jaotuses. Käsitsi koostatud arvetel (Loo arve või Koosta arve broneeringust) kviitungit ei ole.

Olen töötaja. Miks ma ei näe arveid ega aruandeid? Nii on seadistatud roll Töötaja. Kassa ja Tagasta on sulle kättesaadavad, seega kasuta nuppu Saada kassasse. Kui klient maksab hiljem arve alusel, kutsu omanik, kontorijuht või raamatupidaja.

Klient ütleb: „Küsin raha hiljem kviitungi alusel Stebbyst tagasi.“ See ei ole Stebby makse. Klient maksab kaardi või sularahaga - vormista nii. Kui tööandja on kviitungite hüvitamise lubanud, laadib klient kviitungi ise Stebbysse.

Tegin vea Stebby koodis. Kas saab parandada? Pärast makse vormistamist enam mitte. Summat ega aruandeid see ei mõjuta: kontrollimisel leiab tehingu Stebbyst kuupäeva ja summa järgi. Anna teada sellele, kes Stebby väljamakseid kontrollib.

Kas Stebby komisjonitasu tuleb kassas maha lahutada? Ei. Vormista täissumma, mille klient maksis: €60 jääb €60-ks. Komisjonitasu on Stebby eraldi tasu: Stebby peab selle kinni väljamaksel ja esitab selle kohta oma arve, mille raamatupidaja kajastab kuluna. Lähemalt - ülal jaotises „Stebby kuu kontroll“.

Miks on lehe Täna „Laekunud“ väiksem kui kassa „Käive täna“? „Laekunud“ arvestab ainult makstud arveid ja müügid Ilma broneeringuta sinna ei kuulu. Kontrollimiseks kasuta lehte Aruanded.

Vajan aruannet eelmise kuu kohta, 1. kuni 31. kuupäev. Lehel Aruanded sellist perioodi pole: Kuu tähendab viimast 30 päeva. Ava Arved → Kviitungid, vajuta lehe ülaservas Ekspordi CSV, määra avanenud paneelis Alates ja Kuni ning vajuta seal uuesti Ekspordi CSV - sellesse faili jõuavad kõik kassakviitungid. CSV vahekaardil Arved sisaldab kõiki arveid, sealhulgas neid, mille kassa ise kliendiga müükidele loob, seetõttu ära liida kahte faili kokku - need müügid loetaks kaks korda. Arvete nimekirjas on kassa loodud arvetel makseviis näidatud, eraldi väljastatud arvetel on „—“. Lähemalt - artiklis Kliendi arved, maksukoodid ja raamatupidamise eksport.

Vaata ka

• Kassa: teenuste ja toodete müük ning maksete vastuvõtmine
• Aruanded: käive, broneeringud, personal ja kliendid
• Kliendi arved, maksukoodid ja raamatupidamise eksport
• Online-ettemaks
• Kinkekaartide müük ja sooduskoodid